Organisatie en financiën van Breda

Inclusieve organisatie 
In Breda streven we naar inclusie en diversiteit. Om dat te bereiken, nemen we als gemeente ook onze eigen verantwoordelijkheid: binnen de gemeentelijke organisatie voelt iedereen zich thuis en goed ondersteund.

Evenwicht tussen werk, mensen en middelen 
Een organisatie in evenwicht kan vooruitkijken, prioriteiten stellen en tijdig inspelen op veranderingen. Daarom zorgen we via interne beheersing voor een stevig fundament. Omdat er in onze omgeving zo veel verandert en de financiële kaders onder druk komen, blijven we ons fundament en onze balans voortdurend versterken en verbeteren.

Mensen werken graag in en voor Breda
Medewerkers werken graag voor de stad en in een ambitieuze omgeving. Ze zijn trots op de organisatie. We kunnen overal prettig, veilig, gezond en effectief werken. We gebruiken onze kantoren vooral voor samenwerking en ontmoeting. De thuiswerkplek is een volwaardig onderdeel van onze werkomgeving. De medewerkers hebben thuiswerkplekken die voldoen aan de arbo-normen.

Veilige organisatie
Medewerkers en bestuursleden hebben tijdens en na het werk soms te maken met agressie, geweld, intimidatie en ongewenste beïnvloeding. Dat is een structureel probleem. We bieden hulp en ondersteuning aan onze medewerkers door continu te werken aan hun weerbaarheid en door de beveiliging van de organisatie te verbeteren.

Digitalisering 
De strategie Digitalisering bevat 3 thema's waar we aan werken:

1. Breda is een moderne innovatieve gemeente voor de stad en haar ketenpartners. Dat betekent dat we innovatie in het DNA van de organisatie willen krijgen om te leren en te versnellen.
2. De digitale dienstverlening en informatievoorziening is veilig, prettig en vertrouwd voor al onze inwoners.
3. De gemeentelijke organisatie, ICT en informatievoorziening zijn in staat om mee te bewegen met een constant veranderende wereld. Dat betekent dat onze medewerkers altijd en overal digitaal en veilig werken. 

Gegevensbescherming
De gemeente zet zich continu in om gegevens en informatie goed te beschermen. Daarvoor gebruiken we internationaal geaccepteerde informatiebeveiligingsnormen en passen we actief de eisen toe uit de privacyregelgeving. Maar de dreigingen op het gebied van cybercrime blijven toenemen. Dat is de reden dat de wettelijke eisen rondom informatiebeveiliging de komende jaren verder aangescherpt gaan worden. Daarom blijven we doorbouwen aan een solide basis: 

• We zorgen dat onze meest essentiële informatie altijd beschikbaar is.
• We werken continu aan de bescherming van de gegevens van onze inwoners.
• We willen kunnen garanderen dat de data die we verwerken correct en actueel is.
• We maken de organisatie weerbaar tegen cyberdreigingen.
• We werken veilig en digitaal in een hybride ICT-omgeving.
• Inwoners, bedrijven en de gemeentelijke organisatie beschikken 24/7 over informatie die voldoet aan wet- en regelgeving.

De beheersing van onze processen is op orde 
We verbeteren de inrichting en uitvoering van cruciale processen, zodat het college een rechtmatigheidsverklaring kan afgeven.

Duurzaamheid 

• We voldoen aan de wettelijke eisen en zetten waar mogelijk extra stappen.
• We beoordelen continu of we energie kunnen besparen.
• De gemeente wil in 2025 minimaal 12% CO₂ -reductie behalen op de eigen uitstoot ten opzichte van 2019, in 2044 willen we een CO₂-neutrale organisatie zijn.
• We streven naar zo min mogelijk restafval (zero waste). 

Inclusieve organisatie 
We ronden het programma 'Ondersteuning die werkt' af. Daarin werken we vanuit een visie en gedeelde uitgangspunten toe naar een inclusieve interne dienstverlening. In het programma brengen we diverse deelprojecten samen. We gaan zo concrete knelpunten oplossen, gecoördineerd verbeteringen doorvoeren en ervoor zorgen dat het management zich steeds beter ondersteund voelt.

Evenwicht tussen werk, mensen en middelen 

• We analyseren maandelijks de afwijkingen ten opzichte van de begroting en sturen waar nodig bij.
• We voeren een methodiek in die ervoor zorgt dat de ontwikkeling van de overhead (Programma 5) gekoppeld is aan de ontwikkelingen in de overige programma's.
• We leggen de basis voor een nieuw systeem van managementinformatie dat ook de realisatie van inhoudelijke doelen omvat.

Mensen werken graag in en voor Breda 

Recruitment
In 2024 lanceren we een nieuwe webpagina 'Werken bij Breda'. Ook voeren we de regie in de externe en interne werving. We investeren in:

• promotie van vacatures via gerichte mediakanalen (jobmarketing)
• ons werkgeversmerk als aantrekkelijk werkgever (employer branding)
• het vergroten van de aandacht voor onze vacatures en het opbouwen en onderhouden van relaties met (potentiële) kandidaten (recruitmentmarketing)
• het verwelkomen en inwerken van medewerkers (onboarding)

In 2024 is werving en inhuur één proces, waarbinnen altijd de meest optimale arbeidsrelatie wordt geboden die past bij de organisatie én de medewerker. 

Strategische personeelsplanning
De strategische personeelsplanning geven we een plek in de organisatiedoorontwikkeling. We maken het een regulier onderdeel van ons werk en de jaarcyclus, en ondersteunen de managers waar nodig. 

Verzuim en inzetbaarheid
Het verzuim blijft te hoog. Het streefpercentage houden we op 5%. In de tweede helft van 2023 passen we ons proces aan, zodat HR meer ondersteunt en meer de regie voert op dit proces. In 2024 verbeteren we het proces en rollen we het binnen de hele organisatie uit. Op basis van onze ervaringen gaan we onze aanpak verder verbeteren.

Veilige organisatie

• Sinds 2023 verzorgen we structureel opleidingen en trainingen op het gebied van conflicthantering en agressiebeheersing. Deze lijn zetten we in 2024 voort, zodat alle medewerkers die veel klantcontacten hebben voldoende toegerust zijn om hun werk veilig te doen.
• Om de weerbaarheid van de organisatie structureel te vergroten, hebben we in 2023 een plan opgesteld. Dit plan implementeren we in 2024 in de organisatie.
• Onze risico-inventarisaties en -evaluaties leiden tot diverse maatregelen. In 2023 zijn we gestart met de uitvoering daarvan. Hier gaan we in 2024 mee verder.
• In 2023 hebben we onze bedrijfscontinuïteit laten onderzoeken. In 2024 gaan we aan de slag met de aanbevelingen en voeren we een integraal bedrijfscontinuïteitsmanagementsysteem in.

Digitalisering 

• We blijven inzetten op efficiënter werken door waar mogelijk te automatiseren. Door processen slim te digitaliseren, ontstaat er meer ruimte voor persoonlijke aandacht voor onze klanten.
• We blijven bewust omgaan met (gevoelige) gegevens.
• We experimenteren met nieuwe technologieën.
• We bieden inzicht in de algoritmes die wij gebruiken.
• Digitale participatie maken we steeds makkelijker en toegankelijker.
• We werken aan betere digitale klantreizen.
• We sturen door innovatie op maatschappelijke opgaven, onder andere door een digital twin en samenwerking met innovatieve partners.
• We bouwen aan één digitaal loket waar over enkele jaren alle zaken afgehandeld en gevolgd kunnen worden.

Gegevensbescherming 

• We versterken onze hybride en digitale samenwerking.
• De governance-structuur voor gegevensbescherming staat.
• We zetten meer in op monitoring om de digitale transformatie te kunnen volgen.

De beheersing van onze processen is op orde

• Na de afronding van het transitieplan borgen we alle verbeteringen in de processen inkoop, inhuur en de administratieve inrichting van het subsidieproces.
• We gebruiken onze zelfontwikkelde aanpak Control FrameWork om focus aan te brengen in de thema’s waarop we willen verbeteren.
• We maken een plan om de beheersing van het proces inkomende subsidies te verbeteren en starten met de uitvoering daarvan.

Duurzaamheid

• We volgen de wetgeving en passen die toe. Zo vervangen we de plastic bekers bij de koffieautomaten door duurzame en herbruikbare mokken.
• In de winterperiode verlagen we de temperatuur in de kantoorgebouwen met 2 graden.
• We laten minder verlichting branden bij een lagere bezetting van onze kantoorgebouwen en investeren in ledverlichting.
• We verbruiken minder wegwerpproducten doordat we die vervangen door duurzame alternatieven en doordat we de wegwerpproducten duurder maken dan het herbruikbare alternatief.
• We verduurzamen het aanbod in ons bedrijfsrestaurant en gaan bewuster om met voedselverspilling, waardoor deze met 20% afneemt.
• We doen mee aan diverse actieweken om het bewustzijn van duurzaamheid te vergroten. We doen pilots en zoeken naar nieuwe samenwerkingsverbanden.
• Het plan voor duurzame mobiliteit van eigen medewerkers (zowel woon-werk als dienstreizen) verder uitwerken en uitvoeren.

De bescherming van onze gegevens vraagt continu om aandacht. De technologische ontwikkelingen gaan immers door. Als gemeente slaan we steeds meer informatie op die interessant is voor hackers. Daarom moeten we continu alert zijn op aanvallen, onze techniek actueel houden en ervoor zorgen dat iedereen bewust en veilig werkt. De kosten van dataverbruik (in de cloud werken) en IT middelen stijgen snel. We werken hard aan beheersing maar het risico is aanwezig dat we hierop overschrijden.

Voor inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen en andere overheden zijn wij een betrouwbare overheid. Dit is ook te zien aan ons financiële beleid. We geven niet meer geld uit dan er binnenkomt. En we zorgen voor een financiële buffer om eventuele financiële risico’s af te dekken.

Financieel solide
We houden Breda financieel solide. Tegelijkertijd blijft nog onzeker hoe groot onze bijdrage vanuit het gemeentefonds zal zijn. De afgelopen periode waren de schommelingen van het Rijk groot. Concreet hebben we voorlopig in 2026 en 2027 minder te besteden dan in de jaren 2024 en 2025. Als die negatieve effecten optreden, gaan we meteen aan de slag om onze financiële positie solide te houden. 

Een financiële buffer vinden we belangrijk. Daarom bewaken we onze risico’s nauwkeurig: we sturen actief op het verlagen ervan en zorgen voor genoeg eigen vermogen. Zo is ons weerstandsvermogen voor jaren op orde en houden we financiële ruimte om op terug te vallen.

We staan er niet alleen voor bij het realiseren van onze opgaven. Waar mogelijk zoeken we naar extra financiële middelen vanuit de provincie, het Rijk en Europa. Vaak is cofinanciering nodig. Zo vergroten we onze beschikbare middelen.

Voorspelbare lasten
Voor inwoners en bedrijven streven we naar beheersbare kosten. In lijn met het bestuursakkoord hanteren we voor 2024 de volgende uitgangspunten:

• Onroerende zaakbelasting (OZB) voor woningen: +0%
• OZB voor niet-woningen: +0%
• Rioolheffing: +2%
• Afvalstoffenheffing: +2% + eenmalig 5% in 2024

De (loon)kosten bij Afvalservice zijn fors gestegen als gevolg van de uitkomsten van de CAO onderhandelingen. Daarnaast is sprake van bovenmatige prijsstijgingen met name bij het huidige wagenpark en de afvalstromen. Om het dienstverleningsniveau van Afvalservice tot en met 2027 kostendekkend in stand te houden verhogen we eenmalig de afvalstoffenheffing met 5% bovenop de reguliere indexering. 

Transparante verantwoording
We blijven de producten van onze planning- en controlcyclus verder verbeteren. Zo wordt de (financiële) informatie toegankelijker en stijgt de informatiewaarde. Dit doen we conform de motie ‘Grip op beleidseffecten’ samen met de auditcommissie.

Voor dit thema zijn geen specifieke risico's.

Voor dit thema zijn geen indicatoren van toepassing.