Organisatie en financiën van Breda

• We willen een toekomstbestendige organisatie zijn. Daarom hebben we in 2021 veel aandacht besteed aan structurele procesverbeteringen. Die starten binnen de bedrijfsvoering en raken de hele organisatie.
• We hadden lange tijd geen problemen met het werven van nieuwe medewerkers. Op enkele uitzonderingen na lukte het steeds om vacatures in te vullen. Dat is vooral in de 2e helft van 2021 veranderd. Daarom hebben we eind vorig jaar een externe partij ingeschakeld om te onderzoeken hoe we de krapte op de arbeidsmarkt het hoofd kunnen bieden en toekomstbestendig kunnen zijn. In de eerste maanden van 2022 vertalen we de resultaten van dat onderzoek naar concrete acties. De krapte op de arbeidsmarkt is een van onze grootste uitdagingen. Nieuwe medewerkers waarderen ons indiensttredingsproces nu met een 8.
• 2021 stond op het gebied van verzuim en inzetbaarheid vooral in het teken van corona. Waar nodig werkten medewerkers op locatie. Waar het kon, werkten ze thuis. Dat bleek niet voor iedereen eenvoudig. Medewerkers vonden het lastig om een goede werk-privébalans te vinden. Er ontstond druk op hun mentale welzijn. Ondanks alle extra activiteiten en aandacht om de vitaliteit op peil te houden, lukte het niet om de dalende lijn in het ziekteverzuim door te zetten. Het ziekteverzuim steeg weer in de loop van 2021.
• Het tekort op de interne organisatie is verminderd, maar nog niet structureel opgelost.
• De accountantsverklaring met beperking heeft grote impact gehad in 2021. Met het Verbeterplan Rechtmatigheid werken we toe naar een volwassenheidsniveau van de interne beheersing dat past bij de gemeente Breda.

• Medio 2021 is onze nieuwe Arbo-dienstverlener gestart. Vanuit de visie ‘Zelf doen, samen borgen’ hebben we de eerste stappen naar preventief verzuim gezet. Medewerkers kunnen nu zelf de regie nemen over hun vitaliteit en inzetbaarheid.  Zo hopen we te bereiken dat de inzetbaarheid van medewerkers stijgt en het ziekteverzuim daalt. 
• De spelregels van onze interne vacaturesite, Grote Markt, zijn in 2021 aangepast. De positie van uitzendkrachten en trainees is verbeterd. Zij worden nu gezien als interne kandidaten en komen eerder in aanmerking voor een vast dienstverband. Daarnaast is de talentenmakelaar gestart. Hij beweegt medewerkers naar ander werk op basis van vrijwilligheid, met oog voor ieders talenten, wensen, ervaring en kwaliteiten.  Zo stijgt het percentage medewerkers dat echt goed op zijn plek zit.
• In 2021 hebben we een integraal veiligheidsplan opgesteld voor de thema's fysieke beveiliging, informatieveiligheid, arbeidsveiligheid, integriteit, veilige publieke taak en interne crisisbeheersing (bedrijfscontinuïteit). In 2022 werken we de volgende tranche van de planning verder uit. 
• We hebben onze risico-inventarisatie & -evaluatie en het bijbehorende plan van aanpak geactualiseerd en volledig gedigitaliseerd. De uitkomsten worden uitgewerkt in 2022. Zo werken we gestructureerd aan een veilige werkomgeving en veilig werken.
• In de uitwerking van regelingen leggen we steeds meer nadruk op de bedoeling en minder op de details. Zo krijgen de medewerkers meer ruimte om te handelen. Tegelijkertijd geven we minder ruimte voor uitzonderingen en sturen we strakker op het juiste proces. Zo kunnen we allemaal meer tijd besteden aan de zaken die echt belangrijk zijn. 

Digitalisering organisatie

• Om onze digitalisering op een hoger niveau te brengen, hebben we in 2021 gewerkt aan onze basis en aan experimenten met innovatieve middelen. 
• We hebben portfoliomanagement ingevoerd en pilots met agile werken uitgevoerd om de wendbaarheid, het businesspartnership en de integraliteit van het werk structureel te verbeteren.  
• We zijn gestart met de robotisering van processen, waardoor medewerkers minder repetitief werk hoeven te doen. Een aantal processen zijn succesvol gerobotiseerd, waaronder onderdelen van het inkoopproces, de basisregistraties en het aanmaken van adresstickers. De pilot heeft ook enkele benodigde verbeteringen in beeld gebracht.
• We gebruiken data steeds meer om inzicht te krijgen voor (het bijsturen van) ons beleid of onze uitvoering. Het gaat dan om data die voorhanden is vanuit de traditionele systemen, maar die in toenemende mate geleverd wordt door Smartcity-toepassingen in de buitenruimte. Deze data is alleen zinvol als ze ook betrouwbaar is. Daarom letten we voortdurend op de kwaliteit.
• Om (digitale) innovatie in het DNA van de organisatie te krijgen, hebben we een proces ontwikkeld om innovatie vorm te geven. Dat wordt in 2022 in de praktijk gebracht. Verder maken we steeds bewuster de keuze om ons aan te sluiten bij landelijke ontwikkelingen als dat waardevol voor ons is. Zo hebben we gekozen voor Sensrnet vanuit de Common Ground-community.

Digitale participatie
Op PlanBreda.nl kunnen belanghebbenden online participeren in planvorming. Daarnaast zetten we ook (project)websites, flitspeilingen, webinars, digitale informatieavonden en social media in. In 2021 is PlanBreda bijna 29.000 keer bezocht, 16.000 bezoekers bezochten meerdere pagina’s.  

Het aantal reacties op een plan loopt uiteen van 1 tot 800. Een ingreep in de fysieke leefomgeving levert tot nu toe meer reacties op dan bijvoorbeeld een 'challenge'.
 
In 2021 hebben we de basis gelegd voor een pilot met de wijkplatforms. Daarbij hebben 2 wijkplatforms aangegeven dat ze willen onderzoeken of PlanBreda kan helpen om het draagvlak in beeld te brengen voor de plannen in hun wijken. Deze pilot krijgt een vervolg in 2022.  

Basisregistraties
We ontwikkelen de basisregistraties voor de Wet waardering onroerende zaken (WOZ), adressen en gebouwen (BAG), grootschalige topografie (BGT) en de dataregistratie beheer openbare ruimte (BOR) verder door naar een samenhangende objectenregistratie. Daar is in 2021 hard aan gewerkt.

• Breda voldeed in 2021 aan de wettelijke eisen voor de uitvoering van de objectgerichte basisregistraties. De Waarderingskamer (die toezicht houdt op de uitvoering van de WOZ) beoordeelt onze uitvoering van de Wet WOZ als goed.
• Het ministerie van BZK houdt toezicht op de uitvoering van de BAG en de BGT. De uitvoering van deze registraties scoort een voldoende.

Werkomgeving
Het Stadskantoor wordt in fases aangepast naar een moderne en flexibele werkomgeving die aansluit bij een nieuwe manier van werken. Door corona is deze ontwikkeling in een stroomversnelling geraakt. In het 2e kwartaal van 2022 ronden we deze herhuisvesting af en is gebouw A ingericht voor activiteit- en teamgericht werken. We werken en archiveren bijna volledig digitaal. Gebouw B hebben we met minimale investeringen aangepast naar een flexibele werkomgeving die we gebruiken om de pieken in de bezetting op te vangen en om in te kunnen spelen op speciale omstandigheden, zoals werken en overleggen op 1,5 meter afstand van elkaar. We faciliteren de thuiswerkplekken conform de Arbo-normen en beschouwen deze als een volwaardig onderdeel van onze manier van werken.
 
De rol en functie van ons fysieke kantoor is veranderd en meer gericht op samenwerken en ontmoeten. Het is een plek waar we hybride vergadermogelijkheden bieden en flexibel gebruik kunnen maken van verschillende typen werkplekken. Individueel werken doen we naar verwachting vooral thuis. Ons kantoor moet een plek zijn waar we ons welkom voelen en die verbondenheid met het 'Breda-gevoel' uitdraagt. We gaan de komende tijd ervaring opdoen met deze andere manier van werken, waarbij we gebruikmaken van minder vierkante meters kantoor. In 2021 zijn de teams dan ook intensief met elkaar in gesprek gegaan over de (on)mogelijkheden van werken op kantoor, thuiswerken en hybride werken. Deze zoek- en ontdekkingsreis is pas net gestart.

Integrale veiligheid: AVG
We werken hard om te voldoen aan de minimale wettelijke eisen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). In 2021 hebben we het ontwerp opgeleverd van de organisatiebrede governancestructuur voor gegevensbescherming. Daarnaast hebben we veel moeite gestoken in het vastleggen van procesafspraken, het opstellen van integraal AVG-beleid en het uitvoeren van meer risico-analyses. Daarnaast hebben we het huidige volwassenheidsniveau van medewerkers gemeten op het gebied van privacy en informatiebeveiliging, zodat we in 2022 kunnen starten met een awareness-campagne op maat. Voor de toekomst verwachten we meer dreigingen op het gebied van cybercrime en strengere wet- en regelgeving. De komende jaren zijn dus forse investeringen nodig in mensen, middelen en capaciteit. 

Inkoop, inhuur en subsidies
Bij de jaarrekening 2020 heeft de accountant een verklaring met beperking op het gebied van rechtmatigheid verstrekt. We hebben daarna het Verbeterplan Rechtmatigheid opgesteld voor de onderdelen inhuur, inkoop en subsidies.

Voor het onderdeel inkoop bestaat het verbeterplan uit:

• Een versnelling binnen specifieke onderdelen van het project 'Van inkoopbehoefte tot betalen': werken met inkooporders, werken met een inkoopjaarplan, accountgericht werken en het instellen van een inkooprisico-overleg.
• Het oplossen van de geconstateerde rechtmatigheidsfouten vanuit de jaarrekening 2020.
• Onderzoek doen naar nog onbekende fouten en deze oplossen.

Voor het onderdeel inhuur zijn alle onrechtmatige contracten in beeld gebracht. We hebben afspraken gemaakt over de beëindiging daarvan. We stellen een nieuw inhuurbeleid op en implementeren in 2022 een applicatie voor de registratie en facturering.  

Voor het onderdeel subsidies voeren we de volgende verbeteringen door:

• Actualisatie van het subsidieproces.
• Actualisatie ten aanzien van wet- en regelgeving.
• Actualisatie van het uitvoeringskader.
• Digitaliseren van het subsidieproces.
• Vaststellen van oude subsidiedossiers.

In 2021 hebben we grote stappen gezet en hebben we al veel gerealiseerd. Ook in 2022 gaan we daarmee verder. Dan moet ook het resultaat zichtbaar zijn bij de controle van de jaarrekening. We rapporteren de voortgang en de resultaten ieder kwartaal aan de gemeenteraad.

Herijking bezwaarschriftenprocedure
Om juridische geschillen met de gemeente op te lossen, bestaan meerdere bewezen succesvolle alternatieven - naast de formele behandeling van het bezwaarschrift. Om de huidige procedure voor bezwaarschriften te herijken, hebben we meerdere raadssessies met externe sprekers georganiseerd. Op basis daarvan heeft de gemeenteraad input gegeven voor de uitwerking van de vernieuwde bezwaarschriftenprocedure, die in 2021 is vastgesteld. 

In deze nieuwe procedure zijn verschillende manieren opgenomen om een geschil te beslechten. Hiermee hebben we gekozen voor een moderne, snellere en oplossingsgerichte procedure, met een hogere kwaliteit van (primaire) besluitvorming én een meer persoonlijke, laagdrempelige dienstverlening. Hierdoor staan onze inwoners nóg meer centraal. In 2022 wordt de nieuwe procedure geïmplementeerd.

Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) 2021
ENSIA is een landelijk voorgeschreven sturingsinstrument voor informatieveiligheid. Over het jaar 2021 hebben we ons verantwoord over de staat van informatiebeveiliging, op basis van het normenkader vanuit de BIO. We voldoen nog niet helemaal aan de verplichte en aangescherpte maatregelen die de BIO voorschrijft. De verbeterpunten zijn vastgelegd in verbeterplannen en worden opgepakt. Voor het komende jaar hebben de verdere implementatie van de technische en organisatorische BIO maatregelen en het Cybersecurity bewustzijn van medewerkers dan ook een belangrijk deel van de aandacht. Voor de onderdelen DigiD en Suwinet verantwoorden we het resultaat daarnaast in de Collegeverklaring ENSIA 2021, die een externe audit vereist. De externe auditor heeft in zijn rapport verklaard dat de collegeverklaring juist is en dat deze naar zijn oordeel voldoet aan de normen.
 
Voor het gebruik van de basisregistraties Basisregistratie Personen (BRP), Reisdocumenten, Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken (WOZ) hebben we een zelfevaluatie uitgevoerd. Daaruit blijkt dat alle basisregistraties voldoen aan de gestelde normen, behalve de WOZ. Hiervoor hebben we een verbeterplan opgesteld. Voor 2022 besteden we dan ook veel aandacht aan iBewustzijn en de verdere implementatie van de BIO-maatregelen.

Archieftoezicht 2021
De gemeentearchivaris houdt toezicht op de archieven en dossiers van de gemeente Breda die nog niet in het Stadsarchief zitten. Dit toezicht vindt plaats met de Kritische Prestatieindicatoren voor informatiebeheer van de VNG. Voor Interbestuurlijk Toezicht (IBT) informeren we de provinciale archiefinspectie. 
 
Het verslag over het archieftoezicht in 2021 (inclusief verbeterplan) wordt met een raadsbrief naar de gemeenteraad gestuurd. Daarin beschrijven we alles SMART per actie, zodat de gemeenteraad voldoende geïnformeerd is. Daarmee volgen we het oordeel van het IBT uit 2020. In het verbeterplan zijn de aanbevelingen uit het verslag archieftoezicht opgenomen. Drie belangrijke verbeterpunten zijn: 

• Completeer het papieren archief (taak team Documentmanagement) en breng dit over naar het Stadsarchief. Hierdoor archiveert gemeente Breda alleen nog maar digitaal (Besluit digitaal archiveren per 1-1-2021) zoals besloten door het College van Burgemeester en Wethouders.
• Richt het digitaal archiveringsproces verder in waardoor de digitale informatieobjecten opgenomen kunnen worden in het digitaal archief (e-depot) van gemeente Breda en stem dat af met de gemeentelijke organisatie. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van team Documentmanagement en Stadsarchief Breda.
• Communiceer jaarlijks (naast de adviestrajecten) over de hoofdlijnen betreffende het Besluit digitaal archiveren naar de gemeentelijke organisatie met als doel om de digitale archivering te realiseren. Hierdoor kan de gemeente Breda zich verantwoorden in de steeds meer digitaliserende wereld van nu. Dit is een verantwoordelijkheid voor team Documentmanagement.

Prioritering 
In de aanpak en uitwerking van het Verbeterplan rechtmatigheid en in andere verbetertrajecten sturen we zo strak mogelijk op prioriteiten, voortgang en afwijkingen. Zo blijven de projecten op koers en is de totale werklast behapbaar. Omdat er voortdurend nieuwe wensen en uitdagingen opkomen, blijft dit een permanente uitdaging.  

Langetermijneffecten van corona
De langetermijneffecten van corona op de werkdruk en inzetbaarheid van onze medewerkers blijven een risico.

Financiering van de organisatie
Het knelpunt in de financiering van de organisatie is nog niet (structureel) opgelost. Nieuwe taken, zoals privacy en gegevensbescherming, vragen om extra investeringen. Het risico is dat de werkdruk verder toeneemt, dat taken niet uitgevoerd kunnen worden en dat we niet voldoen aan de wettelijke eisen.

Het resultaat van de jaarrekening 2021 is voor resultaatbestemming € 15,9 miljoen. We doen voorstellen voor resultaatbestemmingen voor in totaal € 12,7 miljoen. Dit doen we onder andere voor uitkeringen die we van het Rijk hebben ontvangen die we in 2022 inzetten voor onze activiteiten. Na de besluitvorming over deze voorstellen voegen  we € 3,2 miljoen toe aan de algemene reserve.

De financiële huishouding is op orde. Dat is terug te zien in het positieve resultaat van de jaarrekening, het positief oplopende meerjarenperspectief en de financiële kengetallen, zoals de netto-schuldquote en het weerstandsvermogen. De solvabiliteit heeft onze aandacht en is dit jaar toegenomen. 

Door de prima financiële huishouding was het mogelijk om de steunpakketten voor corona (voor de lange termijn) uit te voeren. De financiering hiervan komt vanuit de algemene reserve, naast de steun vanuit het Rijk. Van de beschikbare € 8,21 miljoen was in 2021 € 4,73 miljoen nodig, mede vanwege de ruime financiële steun vanuit het Rijk.

De lokale tarieven voor onze inwoners en ondernemers lagen in 2021 in lijn met de afspraken uit de begroting.

Breda is financieel solide. Om dit zo te houden, hebben we de koers uit 2020 verder doorgezet. We hebben in 2021 de financiële maandrapportages verder ontwikkeld en hebben financiële keuzes gemaakt bij de begroting voor 2022. Dit heeft geleid tot een structureel sluitende begroting voor 2022 met een positief oordeel van de provincie.
 
We hebben in 2020 meer werk gemaakt van de leesbaarheid van de teksten van de planning- en controlcyclus. Die verbetering begon met de begroting 2021 en is doorgezet in de jaarrekening 2020, de bestuursrapportage 2021 en de begroting 2022. 

Voor de inwoners en ondernemers van Breda is de lastendruk voorspelbaar gebleven. De lokale lasten lagen in lijn met de uitgangspunten voor 2021:  

• De OZB voor woningen daalde met 1%.
• De OZB voor niet-woningen steeg met 2%.
• De rioolheffing steeg met 2%.
• De afvalstoffenheffing steeg met 11%.

Voor dit thema zijn geen indicatoren van toepassing.