Hierna worden de afwijkingen verder toegelicht waarbij ook wordt ingegaan op de ondernomen acties om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Toelichting
Inkoop/aanbesteding
De geconstateerde onrechtmatigheden bij inkoop/aanbesteding hangen samen met de in 2020 gesignaleerde risico’s op onjuiste aanbestedingen in het verleden. Naar aanleiding van deze risico’s heeft het college, in opdracht van de gemeenteraad, in 2021 het verbeterplan Rechtmatigheid opgesteld. Dit verbeterplan richt zich enerzijds op het opsporen en herstellen van aanbestedingsfouten uit het verleden en anderzijds op het voorkomen van nieuwe fouten. Over de voortgang en de uitkomsten van dit verbeterplan Rechtmatigheid is periodiek aan de gemeenteraad gerapporteerd.
De organisatie heeft in 2021 en 2022 een behoorlijke inspanning geleverd om alle in het verleden gemaakte aanbestedingsfouten op te sporen en tot een oplossing te komen. Op basis van de analyse van de totale uitgaven over de periode 2018 – 2021, is bij 62 dossiers vastgesteld dat zich onrechtmatigheden hebben voorgedaan met effect op de rechtmatigheid van de kosten 2021 (€8,6 miljoen). De onrechtmatigheden betreffen vooral het initieel niet Europees aanbesteden van de dossiers en het uitbreiden of verlengen van de initiële opdracht waardoor alsnog de aanbestedingsgrenzen worden overschreden. Het betreft, met uitzondering van 1 dossier, initiële opdrachten uit 2014 tot en met 2020.
Naast het opsporen en herstellen van de in het verleden gemaakte aanbestedingsfouten is geïnvesteerd in het versterken van de keten van Inkoopbehoefte tot en met Betalen (ITB) om daarmee nieuwe onrechtmatigheden te voorkomen. De inrichting en implementatie van een nieuw systeem voor het registreren van alle inkooporders en de factuurafhandeling in 2021 vormt een belangrijke bouwsteen in het uiteindelijk te realiseren stelsel van sturing en beheersing op inkoop/aanbesteding en het in control komen op dit proces. Andere belangrijke bouwstenen waaraan in 2021 is gewerkt binnen het cyclisch inkoopproces vormen de centrale inkoopfunctie, de inkoopjaarplannen van de organisatieonderdelen, de inkoopordercontrole, de managementinformatie en de interne kwaliteitsbewaking. Daarnaast is in 2021 veel aandacht besteed aan verbetering van communicatie en het bewustzijn binnen de organisatie over inkoop/aanbesteding.
Het verbeterplan Rechtmatigheid gaat ook in 2022 door. Doelstelling is om eind 2022 de ITB-keten op orde te hebben en onrechtmatigheden vroegtijdig te signaleren, te monitoren en waar mogelijk te herstellen. Zowel de realisatie van het verbeterplan als het vaststellen van nieuwe afwijkingen wordt nadrukkelijk gevolgd door de afdeling concerncontrol en de externe accountant. Over de voortgang van het verbeterplan wordt ook in 2022 periodiek gerapporteerd aan de gemeenteraad.
Inhuur derden
De geconstateerde onrechtmatigheden bij inhuur derden hangen ook samen met de in 2020 gesignaleerde risico’s op onjuiste aanbestedingen in het verleden. Ook voor dit proces is door het college, in opdracht van de gemeenteraad, in 2021 een verbeterplan Rechtmatigheid opgesteld. Dit verbeterplan richt zich enerzijds op het opsporen en herstellen van aanbestedingsfouten uit het verleden en anderzijds op het voorkomen van nieuwe fouten. Over de voortgang en de uitkomsten van dit verbeterplan Rechtmatigheid is periodiek aan de gemeenteraad gerapporteerd.
De organisatie heeft in 2020 en 2021 alle in het verleden gemaakte fouten ten aanzien van inhuur derden opgespoord en een plan van aanpak opgesteld om tot een oplossing te komen. Op basis van de analyse van de kosten voor inhuur 2021, is bij meer dan 100 dossiers vastgesteld dat zich onrechtmatigheden hebben voorgedaan met effect op de rechtmatigheid van de kosten 2021 (€3,4 miljoen). De onrechtmatigheden betreffen het niet via het reguliere proces en systeem inhuren van derden voor tijdelijke uitbreiding van capaciteit (piek in werkzaamheden, vervanging bij ziekte) of gedurende langere tijd inhuren van specifieke expertise.
Naast het opsporen en herstellen van onrechtmatige inhuur zijn in 2021 in het kader van het verbeterplan Rechtmatigheid voorbereidingen getroffen voor de versterking van het reguliere proces en het systeem. Nieuwe onrechtmatigheden kunnen hiermee worden voorkomen of zoveel mogelijk vooraf worden gesignaleerd en na signalering worden hersteld. Belangrijke beheersmaatregelen vormen de begin 2022 vast te stellen leidraad inhuur, de inkoopordercontrole, de implementatie van de modules voor urenregistratie en facturering, de doorontwikkeling van management informatie en de interne kwaliteitsbewaking. De realisatie van het verbeterplan Rechtmatigheid moet er toe leiden dat in 2022 het inhuurproces op orde is en onrechtmatigheden vroegtijdig worden gesignaleerd, gemonitord en waar mogelijk hersteld. Zowel de realisatie van het verbeterplan als het vaststellen van nieuwe afwijkingen wordt nadrukkelijk gevolgd door de afdeling concerncontrol en de externe accountant. Over de voortgang van het verbeterplan wordt ook in 2022 periodiek gerapporteerd aan de gemeenteraad.
Kosten jeugdhulp
De onduidelijkheden bij de kosten jeugdhulp betreffen de onzekerheden ten aanzien van rechtmatigheid van de verleende jeugdhulp door zogenaamde kleine jeugdhulpaanbieders (€ 3,2 miljoen) en het vooralsnog ontbreken van controleverklaringen bij de productieverantwoordingen van grote jeugdhulpaanbieders (€ 0,6 miljoen). De zekerheid omtrent het recht op zorg, voor zover het verwijzingen betreft door anderen dan de gemeente Breda, wordt in het stelsel van jeugdhulp Breda ontleend aan achteraf ontvangen controleverklaringen. Aangezien de kleinere jeugdhulpaanbieders (< 125k) conform het landelijk verantwoordings- en controleprotocol niet verplicht zijn een controleverklaring aan te leveren resteert onzekerheid ten aanzien van recht op zorg en levering zorg.
Met behulp van een projectmatige aanpak met alle betrokkenen in het proces kan deze onzekerheid worden weggenomen. In dit kader en in samenhang met de verbetering van het proces van de jaarrekening(controle) wordt onderzocht welke mogelijkheden binnen de huidige werkwijze bestaan én welke aanvullende instrumenten kunnen worden ingezet om deze onzekerheden weg te werken rekening houdend met kosten/baten. Hierbij kunnen ook kwaliteitscontroles worden ingezet.
Kosten Participatie
De onzekerheid bij Participatie (€ 0,9 miljoen) betreft de inschatting van de financiële omvang van de uitkeringen met ontbrekende/onvolledige uitkeringsdossiers uit 2020. De beperkte onzekerheid zal worden weggenomen door de ontbrekende bewijsvoering aan te vullen en als onderdeel van de reguliere processen rechtmatigheidsonderzoeken uit te voeren.
Subsidies
De geconstateerde afwijkingen bij subsidies worden veroorzaakt door de bestaande onduidelijkheden over de uitleg en toepassing van de regelgeving rondom reservevorming en reserveposities bij het verstrekken van subsidies. Deze onduidelijkheden zijn in 2020 gesignaleerd en zijn als aandachtpunt benoemd in het verbeterplan Rechtmatigheid wat zich grotendeels richt op de administratieve inrichting van het proces Verstrekte subsidies. In dit kader wordt gewerkt aan structurele verbetering én de afwikkeling van (oude) openstaande dossiers. Over de voortgang van het verbeterplan Rechtmatigheid wordt periodiek aan de gemeenteraad gerapporteerd.
Om bij het proces subsidies in control te komen wordt als basis de Algemene Subsidie Verordening aangepast/aangescherpt voordat het proces van subsidieverlening 2023 van start gaat. De ASV wordt medio 2022 ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd. Daarnaast krijgt de verbetering van het (administratieve) subsidieproces in 2022 nog een vervolg met het optimaliseren en borgen van het proces van subsidieverlening en subsidievaststelling, de inrichting van interne kwaliteitsborging en managementinformatie. Zowel de realisatie van het verbeterplan als het vaststellen van nieuwe afwijkingen wordt nadrukkelijk gevolgd door de afdeling concerncontrol en de externe accountant. Over de voortgang van het verbeterplan wordt ook in 2022 periodiek gerapporteerd aan de gemeenteraad.