Organisatie en financiën van Breda

Inclusieve organisatie
Het college heeft het beleidskader Diversiteit, Gelijkwaardigheid en Inclusie vastgesteld. Hiermee is onze koers duidelijker geworden.

Evenwicht tussen werk, mensen en middelen
In 2024 werkten we hard aan het verstevigen van ons fundament. We verwelkomden 191 nieuwe collega’s en implementeerden of vervingen applicaties om onze processen op orde te houden en te verbeteren. Het bewaken van de balans tussen ons werk, de mensen en de financiële kaders is en blijft een uitdaging. We hebben nu eenmaal te maken met ambities, uitdagingen en beperkte middelen. In 2024 hebben we daarom hard gewerkt om toekomstgericht prioriteiten te stellen en keuzes te maken voor 2025 en verder.

Mensen werken graag in en voor Breda
Medewerkers werken graag voor de stad en in een ambitieuze omgeving. Ze zijn trots op de organisatie. We bieden goede arbeidsvoorwaarden, geven mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling, hebben een prettige, collegiale en gemoedelijke werksfeer, bieden flexibele mogelijkheden voor plaats- en tijdonafhankelijk werken (werk-privébalans) en investeren in de organisatie, de teams en het management. Daarnaast is de thuiswerkplek een volwaardig onderdeel van onze werkomgeving en voldoen de (thuis)werkplekken aan de arbonormen.

Veilige organisatie
We hebben de registratie van meldingen van agressie en geweld verder verbeterd. Hierdoor hebben we meer zicht op wat voor incidenten er plaatsvinden, hoeveel dit er zijn en waar deze plaatsvinden binnen de organisatie. We bieden ondersteuning aan collega’s die bij incidenten betrokken zijn geweest en geven advies over het voorkomen van incidenten. We helpen teamleiders om hier melding van te maken en om aangifte te doen bij de politie en bieden medewerkers de mogelijkheid om weerbaarheidstrainingen te volgen.

Digitalisering
We hebben een volgende stap gezet in de digitalisering van de organisatie en ontwikkelden meer inzicht in het gebruik van hulpmiddelen als Copilot. Ook hebben we stevig ingezet op innovatie en het omgaan met nieuwe technologie. Hierbij hebben we de samenwerking gezocht met de VNG. Die verstrekte subsidies, zodat we konden innoveren. Andere gemeenten kunnen daarvan leren. De organisatie realiseert zich steeds meer hoe techniek ons werk makkelijker en efficiënter kan maken, ook in relatie tot de krapte op de arbeidsmarkt die eraan komt. We zien ook steeds duidelijker hoe digitalisering bij kan dragen aan een goede dienstverlening aan de stad. De bewustwording over het veilig gebruiken van gegevens blijft toenemen.

Gegevensbescherming
Door de implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) hebben we onze systemen beter beveiligd en is nog beter gegarandeerd dat essentiële informatie beschikbaar en veilig blijft. De correctheid en actualiteit van onze data is nog meer verbeterd. Er is in 2024 geen noemenswaardige uitval van systemen geweest die de dienstverlening of de organisatie ernstig heeft verstoord.

De beheersing van onze processen is op orde
Ook in 2024 besteedden we veel aandacht aan de kwaliteit van de beheersing van de kernprocessen. Bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande jaren zijn opgepakt en leiden op onderdelen al tot verbeteringen.

Duurzaamheid
Om energie te besparen, brengen we voortaan ledverlichting aan bij de vervanging van armaturen. Waar mogelijk passen we sensorverlichting toe.

In het bedrijfsrestaurant worden minder wegwerpmaterialen gebruikt. We zetten daar meer herbruikbare schalen en soepkommen in. Het assortiment bestaat steeds meer uit producten van lokale producenten, producten die duurzame geteeld zijn en producten met minder suikers. In 2024 zijn meerdere duurzame actieweken georganiseerd. Intern zijn de wegwerpbekers vervangen door duurzame herbruikbare bekers voor medewerkers en bezoekers. Voor dienstreizen is de mobiliteitsladder ingevoerd.

Inclusieve organisatie

• De directie en de organisatie hebben gesproken over hoe we een organisatie blijven waarin iedere medewerker, ongeacht achtergrond, zich welkom en gewaardeerd voelt.
• We hebben gewerkt aan meer bewustwording bij het hele leidinggevende kader.
• Het beleidskader Diversiteit, Gelijkwaardigheid en Inclusie is vastgesteld. Een interne paragraaf gaat in op de ambitie en ontwikkellijnen voor onze organisatie.

Evenwicht tussen werk, mensen en middelen

• Doordat de financiële kaders onder druk zijn komen te staan, hebben we het proces van de kadernota 2024 naar de begroting 2025 op een projectmatige manier vormgegeven. Hierdoor konden we beter integrale keuzes maken en prioriteiten stellen.
• We analyseerden maandelijks de afwijkingen ten opzichte van de begroting en stuurden waar nodig bij.
• Vrijkomende vacatureruimte werd toekomstgericht ingevuld.

Mensen werken graag in en voor Breda

Recruitment

• We hebben ons werkgeversmerk neergezet en uitgedragen in de stad.
• We werven via onze eigen werkenbij-website (www.werkenbijbreda.nl). In totaal zijn er 590 vacatures (inhuur en vast) uitgezet op interne en externe kanalen.
• Intern zijn er 469 opdrachten of vacatures aangemaakt in ons systeem.  
• Door de betere samenwerking tussen inhuur en recruitment zijn meerdere inhuurvacatures uiteindelijk reguliere vacatures geworden.
• Dankzij de pilot Via-via-werving hebben we 51 collega's gevonden. 

Strategische personeelsplanning

• We hebben staygesprekken gehouden met zo'n 100 medewerkers. Op veel punten scoren we goed als werkgever. Minder scoren we op arbeidsorganisatie. Ook hebben we deelgenomen aan een landelijk onderzoek naar de werkbeleving van generatie Z.
• We zijn een van de 15 pilots geworden van de Versterking Uitvoeringskracht bij Arbeidsmarktkrapte van de VNG. Hiervoor hebben we subsidie gekregen. De pilot onderzoekt hoe wij in Breda door de inzet van AI (Copilot) arbeidsmarktkrapte verminderen door onze productiviteit te vergroten. 
• We zijn een project gestart om het werkplezier en de effectiviteit van onze teamleiders te vergroten. Dat deden we omdat op een aantal plekken in de organisatie het verloop groot is en omdat teamleiders de eerste sturende laag zijn voor de medewerkers. We organiseerden een enquête onder de 100 teamleiders.
• We zijn gestart met het ontwikkelen van een beleidskader en een nieuw formulier voor het Goede Gesprek. Hiermee waarborgen we dat iedere medewerker minimaal eenmaal per jaar een goed gesprek heeft met zijn leidinggevende en dat de uitkomsten worden vastgelegd. In 2025 wordt dit geïmplementeerd.
• De voorbereiding is gestart voor een nieuwe ronde van de Strategische Personeelsplanning (SPP) bij alle afdelingen. 
• Tijdens de leiderschapsdagen en managementdagen zijn leidinggevenden aan de slag gegaan met het doorleven van de visie op ontwikkelen en de bijbehorende ontwikkelinitiatieven. Denk aan: teamontwikkeling, het Goede Gesprek, strategische personeelsplanning, et cetera.
• Leidinggevenden zijn met hun teams aan de slag gegaan met teamontwikkeling, deels ondersteund door een externe partij.

Verzuim en inzetbaarheid

• Het verzuim is hoog en kwam in 2024 uit op 7,58%.  
• De directie heeft een inzetbaarheidsbeleid voor de hele organisatie vastgesteld.
• We hebben de ondersteuningslijn uitgerold op basis van de uitgangspunten uit het beleid.
• De ondersteuning vanuit vakexpertise is verankerd in het proces van verzuimbegeleiding.
• We hebben processen vereenvoudigd en gestandaardiseerd.
• We hebben een dashboard ontwikkeld waarmee leidinggevenden inzicht krijgen in de verzuimcijfers en de medewerkers die een verhoogd risico lopen op langdurig verzuim.
• Elke afdeling maakt een afdelingsspecifieke aanpak, die is gericht op het vergroten en versterken van de inzetbaarheid van medewerkers.

Veilige organisatie

• Het verzorgen van weerbaarheidstrainingen en -opleidingen is structureel ingebed in de ambtelijke organisatie. Voor college- en raadsleden zijn eveneens trainingen beschikbaar. Het gebruik hiervan is echter nog beperkt. Daar gaan we verder op inzetten in 2025.
• Er zijn hernieuwde afspraken gemaakt met de beveiliging over rollen en taken. Deze worden in 2025 vastgelegd in nieuwe en/of geactualiseerde protocollen.
• Voor medewerkers met ambulante functies en medewerkers die werken op dislocaties in de stad, zijn persoonlijke alarmeringsknoppen beschikbaar.
• Er is een Team Collegiale Ondersteuning (TCO) opgericht om medewerkers op te vangen en te ondersteunen als zij betrokken zijn geweest bij een incident.
• Alle gemelde agressie-incidenten en (bijna)ongevallen in 2024 zijn geregistreerd en er is gepaste actie ondernomen.
• In 2024 zijn op diverse locaties en op meerdere soorten werkplekken werkplekinspecties uitgevoerd.
• We zijn gestart met het maken van een e-learning over integriteit voor alle medewerkers. De verdere uitwerking van de e-learning en de uitrol staan voor 2025 op de planning.
• Integriteit heeft in 2024 op diverse vlakken aandacht gekregen, onder andere door het eenduidig borgen van de geheimhoudingsverklaringen in AFAS.
• Het nieuwe integrale veiligheidsplan is nog niet klaar. In 2024 hebben we veel overleg gevoerd om zaken af te stemmen en te regelen. Dit heeft eind 2024 vorm gekregen. Het plan wordt begin 2025 opgesteld.
• We hebben een nieuwe registratiesystematiek voor incidenten opgezet in Djuma. Deze is vanaf begin 2025 beschikbaar.
• We hebben gewerkt aan een registratiesystematiek voor opgelegde sancties en maatregelen in Djuma. Vanwege de privacyaspecten die daaraan verbonden zijn, heeft dit langer geduurd dan verwacht. In 2025 komt deze systematiek naar verwachting beschikbaar.
• In 2024 hebben we voor 3 kritische bedrijfsprocessen een bedrijfscontinuïteitssysteem opgezet. Dit zijn de processen: Balie, Acute noodopvang en Uitkeringsverstrekking. Begin 2025 maken we deze plannen definitief.

Digitalisering

• We hebben pilots georganiseerd om te ontdekken hoe we Copilot het beste in kunnen zetten.
• We hebben nieuwe mogelijkheden onderzocht en toegepast om repeterend werk te automatiseren, onder meer door de inzet van Copilot.
• De pilot met een digitaal loket voor WorkNL is bijna afgerond. Een avatar die alle talen spreekt gaat internationale inwoners te woord staan.
• We hebben AI ingezet bij de digital twin om voorspellingen te kunnen doen, bijvoorbeeld over verkeersstromen en stadsontwikkeling. Hierbij werkten we samen met TNO.
• De BIO (een richtlijn voor beveiliging) is technisch geïmplementeerd in applicaties.
• Het bestuur en het management zijn meegenomen in de belangrijkste aspecten van de AVG en de AI-regelgeving.
• We ontwikkelen steeds meer informatieproducten op basis van de data die we in huis hebben. Hiermee verhogen we tegelijkertijd de kwaliteit van die data. Digitale participatie maken we steeds makkelijker en toegankelijker.
• We bouwen aan één digitaal loket waar over enkele jaren alle zaken afgehandeld en gevolgd kunnen worden.

Gegevensbescherming

• We hebben geoefend met een cybercrisissituatie.
• We spreken vaker over de stand van de gegevensbescherming binnen de organisatie. Daarbij monitoren we ook waar binnen de domeinen risico's zijn en waar we winst kunnen behalen.
• Onze hybride en digitale samenwerking is op orde.
• We hebben een goede governancestructuur voor gegevensbescherming.

De beheersing van onze processen is op orde 

• We hebben dashboards ontwikkeld die inzicht verschaffen in de contract- en budgetbestedingen. Deze dashboards helpen ons onder meer om controles uit te voeren op het proces van inkoop tot en met betalen.
• We hebben het proces voor inkomende subsidies verbeterd door een coördinator aan te stellen voor de verantwoording van inkomende subsidies. Deze coördinator heeft een plan gemaakt waarin verschillende aandachtspunten en concrete acties zijn opgenomen, zoals de verantwoording van de SiSa-regelingen.

Duurzaamheid

• We zijn gestart met het meten van de gft-afvalstromen.
• We hebben als test de temperatuur in de kantoorgebouwen verlaagd met 2 graden, zodat er minder gas werd verbruikt. Deze verlaging bleek door de koudeproblemen niet mogelijk. We zetten nu in op alternatieve warmtebronnen om het gasverbruik te verlagen. In 2024 zijn de warmtepompen bij het stadskantoor aangepast, wat leidde tot een lager gasverbruik.
• Bij het vervangen van armaturen brengen we standaard ledverlichting aan.
• We hebben onze voorraad wegwerpartikelen opgemaakt en zijn daarna herbruikbare mokken en schalen gaan gebruiken. Op diverse plekken zijn inzamelbakken voor de herbruikbare bekers geplaatst. Nieuwe medewerkers krijgen persoonlijk een herbruikbare mok uitgereikt.
• Minder afval is een structureel onderdeel geworden van het werkoverleg met de restaurantmedewerkers. Het assortiment van het bedrijfsrestaurant is geactualiseerd met producten van lokale producenten, producten die duurzaam zijn geteeld en producten met minder suikers.
• We hebben een jaarplanning gemaakt met themaweken en duurzame productproeverijen.
• De mobiliteitsladder is vastgesteld en ingevoerd.

Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) 2024

• ENSIA is een landelijk voorgeschreven sturingsinstrument voor informatieveiligheid. Over 2024 hebben we onze informatiebeveiliging getoetst aan het BIO-normenkader (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). We voldoen nog niet volledig aan alle verplichte maatregelen die in de BIO worden gesteld op de punten continuïteit, opvolging van incidenten, veilige omgang met informatiesystemen en afspraken hierover met onze leveranciers. Hiervoor hebben we verbeterplannen gemaakt voor 2025. We voldoen aan de BIO-normen voor actueel beleid en organisatie van informatiebeveiliging, bewustwording en (controle op) de naleving van de juiste toegang voor medewerkers tot onze gebouwen, en een veilige omgang met data in onze software.
• We hebben een zelfevaluatie uitgevoerd van het gebruik van de basisregistraties BRP (Basisregistratie Personen), Reisdocumenten, BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) en de BRO (Basisregistratie Ondergrond). Hieruit blijkt dat deze allemaal voldoen aan de gestelde normen.
• Het resultaat voor de onderdelen DigiD en Suwinet staat in de collegeverklaring ENSIA 2024, die een externe audit vereist. De externe auditor heeft in zijn assurancerapport verklaard dat de collegeverklaring juist is en dat we naar het oordeel van de auditor voldoen aan de normen op het gebied van DigiD en Suwinet.

Archieftoezicht 2024
In 2024 heeft de gemeentearchivaris horizontaal toezicht uitgevoerd op de informatiehuishouding van de gemeente. Daarnaast vond verticaal toezicht plaats door de interbestuurlijke toezichthouder van de provincie Noord-Brabant:

• De gemeentearchivaris levert jaarlijks een verslag aan over het toezicht op de informatiehuishouding van de gemeente. Daarin oordeelt deze inhoudelijk over de kwaliteit aan de hand van de KPI’s die zijn opgesteld door de VNG. De informatiehuishouding is op een aantal elementen voor verbetering vatbaar. De aanbevelingen van de gemeentearchivaris zijn omgezet in een actie- en verbeterplan. Het toezichtverslag en het actie- en verbeterplan zijn gedeeld met de gemeenteraad en de interbestuurlijke toezichthouder.
• De interbestuurlijke toezichthouder heeft geoordeeld dat de kwaliteit van de verslaglegging van de gemeente Breda voldoet. Op basis van de beoordeling in het verslag van de gemeentearchivaris beoordeelt de interbestuurlijke toezichthouder de informatiehuishouding als redelijk.

Elke dag proberen hackers onze systemen binnen te dringen. Risico’s zijn en blijven er dus. Door beveiligingsmaatregelen en bewustwordingscampagnes hebben we in 2024 kunnen voorkomen dat onbevoegden ons netwerk binnen zijn gedrongen.

Programma 5
De jaarrekening 2024 bevat in totaal 113 (beleids)indicatoren, de zogenaamde ‘Bredase set’. Deze wordt jaarlijks herijkt. Deze Bredase set is in de tekst verdeeld over de diverse programma’s en thema’s en is opgebouwd uit 21 landelijk verplichte en 92 Bredase indicatoren. Hiervan bevat dit programma in totaal 5 beleidsindicatoren, waarvan er 4 landelijk verplicht zijn. In deze jaarrekening wordt voor alle indicatoren peildatum januari 2025 gehanteerd of de meest actuele datum als de informatie over 2024 nog niet beschikbaar is. 

Financieel solide

Het resultaat van de jaarrekening 2024 is voor resultaatbestemming € 14,2 miljoen. We doen voorstellen tot resultaatbestemming voor een bedrag van in totaal € 6,6 miljoen. Dit doen we onder andere voor uitkeringen die we vanuit het Rijk hebben ontvangen en die we in 2025 inzetten om onze activiteiten uit te voeren. Na goedkeuring van deze jaarrekening voegen we op basis van het resultaat (€ 7,6 miljoen) en de vrijval uit de exploitatiereserve van eerdere resultaatbestemming (€ 4,5 miljoen) circa € 12,0 miljoen toe aan de algemene reserve.

Voorspelbare lasten
Voor inwoners en ondernemers van Breda is de lastendruk voorspelbaar gebleven en in lijn met wat we in de begroting 2024 hadden opgenomen.

Transparante verantwoording
In 2024 zijn de producten uit de planning- en controlcyclus verder verbeterd. De informatiewaarde is onder meer gestegen door het toevoegen van infographics per programma bij de jaarrekening 2023 en de begroting 2025.

Financieel solide
Breda is financieel solide. Om dit zo te houden, hebben we in 2024 forse keuzes gemaakt bij de kadernota en de begroting 2025. Dit heeft geleid tot een structureel sluitende begroting voor 2025 met een positief oordeel van onze toezichthouder, de provincie Noord-Brabant.

Voorspelbare lasten
De stijging van de lokale lasten was, op de afvalstoffenheffing na, in lijn met het bestuursakkoord. We zijn niet afgeweken van de tarieven uit de begroting 2024:

• Onroerendezaakbelasting (OZB) voor woningen: +0%
• OZB voor niet-woningen: +0%
• Rioolheffing: +2%
• Afvalstoffenheffing: +2% en eenmalig +5% in 2024

De stijging van de afvalstoffenheffing was nodig om het dienstverleningsniveau van de Afvalservice kostendekkend in stand te houden.

Transparante verantwoording
Samen met de auditcommissie hebben we verder vorm gegeven aan de uitvoering van de motie ‘Grip op beleidseffecten’.

Voor dit thema zijn geen specifieke risico's.

Voor dit thema zijn geen indicatoren van toepassing.