Paragraaf Bedrijfsvoering

De gemeentelijke organisatie heeft veel programma’s, processen en taken. Die richten we op zo’n manier in dat we onze doelen bereiken en onze wettelijke en regionale taken adequaat uitvoeren. Elke dag weer zetten onze medewerkers zich in om de prestaties te leveren die we beloofd hebben. 

De eisen die de stad, de omgeving en de maatschappij aan ons stellen, veranderen. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van privacy, gegevensbescherming en transparantie hebben gevolgen voor onze organisatie en onze werkprocessen. Gebeurtenissen en ontwikkelingen in de wereld beïnvloeden steeds sneller wat er binnen onze organisatie gebeurt. We moeten dus werken aan ons fundament en goed vooruitkijken. Daarom verbeteren en veranderen we onszelf continu. 

In programma Organisatie en financiën van Breda beschrijven we onze ambities op het gebied van bedrijfsvoering.

Organisatieontwikkeling: FIT voor de Toekomst
Bij de gemeente Breda willen we altijd het beste voor onze stad en voor onze inwoners. Maar wat is het beste? Wat gisteren goed werkte, is misschien morgen al verouderd. Daarom blijven we onszelf continu ontwikkelen en zijn we in 2023 gestart met het organisatiebrede ontwikkelprogramma FIT voor de Toekomst. In 2023 en 2024 hebben we via diverse projecten en activiteiten de eerste stappen gezet om flexibeler, integraler en toekomstgerichter (FIT-ter) te worden. Met het ontwikkelprogramma versterken we allereerst onze mensen. Daarnaast werken we aan onze basiswerkwijzen en investeren we in vernieuwing en innovatie.

Tot en met 2026 werken we verder aan het uitvoeringsprogramma FIT voor de Toekomst. Daarmee willen we het volgende bereiken: 

• De organisatie heeft er vertrouwen in dat we met onze manier van werken alle afgesproken ambities kunnen realiseren.
• Directie, afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers ervaren een verbetering bij het geven en ontvangen van leiding en sturing, omdat we hiervoor de juiste instrumenten gebruiken, goede processen hebben ingericht en iedereen op de juiste manier ondersteunen.
• Medewerkers spreken het vertrouwen uit dat onze organisatie zich positief ontwikkelt.

Jaarlijks voert het college onderzoeken uit op het gebied van doelmatigheid en doeltreffendheid. De conclusies en aanbevelingen van deze zogeheten artikel 213a onderzoeken worden ingezet om de interne beheersing te verbeteren. Over de programmering en status van deze onderzoeken rapporteren we in de begroting en de jaarrekening. De wettelijke basis voor deze onderzoeken is vastgelegd in artikel 213a van de Gemeentewet. Deze werkwijze is verder uitgewerkt in de verordening Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Breda (2021). 

LOPENDE ONDERZOEKEN IN 2024

Evaluatie nota Risicobereidheid en weerstandsvermogen

Beschrijving/Scope
In 2017 is de huidige nota Risicobereidheid en weerstandsvermogen door de gemeenteraad vastgesteld. Na 2017 hebben er diverse ontwikkelingen plaatsgevonden op het gebied van risicomanagement, waaronder de risicoaanpak bij de grote bijzondere projecten. Dit soort nieuwe ontwikkelingen willen we een plaats geven in een geactualiseerd beleidskader. Vooruitlopend daarop voeren we in 2024 een evaluatie uit, waarbij ook nieuwe ontwikkelingen op het gebied van risicomanagement worden betrokken.

Doelstelling
Risicomanagement is belangrijk om een goede afweging te kunnen maken om ambities en kansen die zich voordoen bewust te verzilveren. Het is daarnaast nodig om de vastgestelde risico’s adequaat te beheersen. Een goed en compleet beleidskader is daarbij onmisbaar. De uitkomsten van dit onderzoek vormen hierbij een belangrijke basis.

Status uitvoering 
Het onderzoek is gestart in Q2 2024 en wordt naar verwachting afgerond in Q4 2024.

Verbonden partijen (gemeenschappelijke regelingen)

Beschrijving/Scope
Ruim 40% van het gemeentelijke takenpakket is ondergebracht bij verbonden partijen. Dit zijn privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisaties waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Deelname aan verbonden partijen brengt financiële en bestuurlijke risico’s met zich mee. Centraal in het onderzoek staan de doelen op basis waarvan de gemeente deelneemt. Ook bekijken we of er sprake is van een adequate invulling van de governance. Daarbij leggen we het accent op de bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid, de afstemming en de advisering. 

Doelstelling
Met dit onderzoek beoordelen we de huidige governance. Op basis daarvan stellen we een verbeteraanpak op voor de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking (betrokkenheid, afstemming en advisering). Hierbij besteden we ook aandacht aan de (gewenste) centrale ambtelijke regierol.

Status uitvoering 
Het onderzoek is gestart in Q2 2024 en wordt naar verwachting afgerond in Q4 2024.

Evaluatie ontvlechting/vervlechting ATEA

Beschrijving/Scope
In de periode 2019-2021 is het voormalige ATEA ontvlochten en geïntegreerd in de gemeentelijke organisatie. Daarbij zijn de medewerkers én verschillende aspecten van de bedrijfsvoering geïntegreerd binnen de bestaande gemeentelijke onderdelen en processen. 

Doelstelling
Met dit onderzoek stellen we vast of de gestelde doelen zijn behaald en of er verdere verbeteringen mogelijk zijn.

Planning uitvoering 
Het onderzoek start in Q3 2024 en wordt naar verwachting afgerond in Q1 2025.

Implementatie Omgevingswet

Beschrijving/Scope
Sinds 1 januari 2024 is de Omgevingswet definitief van kracht. We hebben de afgelopen jaren veel energie gestoken in de voorbereiding op deze nieuwe wet. Daarbij hebben we onder meer de werkprocessen bij de betrokken organisatieonderdelen opnieuw ingericht. Daarnaast hebben we voorbereidingen getroffen voor een intensievere participatie met belanghebbenden en voor het gebruik van een nieuwe digitale tool (Digitaal Stelsel Omgevingswet, DSO). Dit omvangrijke en complexe proces willen we evalueren om ervan te kunnen leren. Het accent voor het onderzoek in 2024 komt te liggen op het proces van vergunningverlening.

Doelstelling
Met dit onderzoek beoordelen we de effectiviteit en efficiëntie van het nieuwe proces van vergunningverlening, waarbij diverse onderdelen van de organisatie betrokken zijn.

Status uitvoering
Het onderzoek start in Q4 2024 en wordt naar verwachting afgerond in Q2 2025.

Europa, lobby en subsidies

Beschrijving/Scope
Op dit moment werken we met beperkte personele capaciteit en middelen aan de Europese lobbystrategie en verkenning van de subsidiemogelijkheden. Dit willen we evalueren en mogelijk bijstellen vanwege de vele kansen die zich in Europees verband voordoen voor de gemeente Breda. Daarbij willen we ook het interne proces van de afstemming van subsidiemogelijkheden beoordelen en optimaliseren.

Doelstelling
We onderzoeken mogelijke verbeteringen van de organisatorische opzet, de invulling en de samenwerking om daarmee meer kansen in Europa te kunnen verzilveren.

Status uitvoering 
Het onderzoek start in Q4 2024 en wordt naar verwachting afgerond in Q2 2025.

VOORGENOMEN ONDERZOEKEN IN 2025

Evaluatie van de aanpak van de meest onveilige plekken in Breda 

Beschrijving/Scope
In 2023 en 2024 hebben we in beeld gebracht op welke plaatsen in Breda onze inwoners zich het meest onveilig voelen. Daarvoor hebben we meerdere bronnen ingezet: een enquête onder onze inwoners, de registraties van de politie en de gemeente over misdrijven en overlast en kennis van professionals. Op basis hiervan zijn (flex)boa's ingezet.

Doelstelling
Met dit onderzoek brengen we in kaart waar inzet wenselijk is en wat het effect van onze inzet is.

Planning uitvoering 
Het onderzoek start in Q1 2025 en wordt naar verwachting afgerond in Q4 2025.

Financiële hulpverlening

Beschrijving/Scope
De Kredietbank West-Brabant (KWB) is een onderdeel van de gemeente Breda en werkt samen met de gemeentelijke schuldhulpverlening aan het voorkomen en oplossen van geldzorgen voor onze inwoners. In 2012 is de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening in werking getreden. Daarin is onder andere opgenomen dat de gemeenteraad regelmatig een beleidsplan moet vaststellen voor schuldhulpverlening. Dit gebeurt eind 2024 opnieuw. Het nieuwe plan vervangt het huidige beleidsplan 'Werken (aan geldzorgen) Loont'. Daarnaast werkt de KWB volgens het Bankreglement Breda 2020.

De gemeente Breda zet diverse vormen van (financiële) hulp, preventie en vroegsignalering in. We ontzorgen, ondersteunen en zetten in op zorgvuldige en maatschappelijk verantwoorde incasso. Dit doen we met ruim 50 fte aan bevlogen medewerkers. De KWB biedt ook financiële diensten, waaronder saneringskredieten en sociale kredieten aan inwoners van Breda en diverse andere gemeenten, waaronder Tilburg, Drechtsteden en Helmond. Schuldhulpverlening voor ondernemers besteden we nu nog uit, maar dit wordt een onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Ten slotte is de KWB bezig om zelf het beschermingsbewind te gaan uitvoeren.

Doelstelling
De KWB is lid van de NVVK. Dit is sinds 1932 de grootste branchevereniging voor financiële hulpverlening, die bestaat uit meer dan 100 gemeenten en publieke en private organisaties. Binnen de vereniging wordt veel waarde gehecht aan kwaliteit en kwaliteitsontwikkeling langs het NVVK-kwaliteitskader. In 2025 voert de NVVK een audit uit bij de KWB waarmee de kwaliteit van de volgende thema's wordt vastgesteld:

• leiderschap
• organisatie
• financiële hulpverlening
• professionals
• externe samenwerking, uitbesteding en inkoop
• reflecteren, verbeteren en verantwoorden

Planning uitvoering 
Het onderzoek wordt naar verwachting uitgevoerd in de periode Q3 2025-Q4 2025.

In de jaarrekening legt het college zelf verantwoording af aan de gemeenteraad over de financiële rechtmatigheid van alle transacties. De externe accountant voegt hier een controleverklaring aan toe die bevestigt dat de volledige jaarrekening (dus inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college) een juist en volledig beeld geeft.

In de rechtmatigheidsverantwoording komen ook eventuele afwijkingen aan de orde, met daarbij een overzicht van de maatregelen die worden genomen. De verantwoording draagt bij aan het gesprek tussen het college en de gemeenteraad over de rechtmatigheid en de kwaliteit van het systeem van sturing, beheersing en verantwoording.

De rechtmatigheidsverantwoording is gebaseerd op de managementrapportages en de managementletter van de interne auditfunctie. Voor de verantwoording hanteren we een grens van 1% van onze totale lasten (ongeveer € 8,5 miljoen). Afwijkingen lichten we, waar nodig, toe in de paragraaf Bedrijfsvoering. Daarbij gaat het college ook in op de verbetermaatregelen die we treffen op het gebied van sturing, beheersing en verantwoording.

De gemeente Breda heeft een professionele interne auditfunctie binnen de afdeling Concerncontrol. Deze onafhankelijke, objectieve onderzoeks- en adviesfunctie geeft zekerheid over de getrouwheid en rechtmatigheid van onze verantwoordingen. Verder draagt deze functie bij aan het verbeteren van de interne beheersing, governance en risicobeheersing. De planning, de uitvoering en de rapportage over interne audits vindt plaats volgens de actuele beroepsstandaarden. De auditfunctie rapporteert aan de directie en het college. Daarnaast zijn de uitkomsten van de interne audits beschikbaar voor de externe accountant, zodat die een zo optimaal mogelijke controle kan uitvoeren.

De accountant beoordeelt de getrouwheid van de jaarrekening volgens het controleprotocol dat de gemeenteraad hiervoor heeft vastgesteld. De controleverklaring van de accountant omvat ook het oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. In zijn verslag rapporteert de accountant aan de gemeenteraad over de kwaliteit van de financiële sturing, de beheersing en de verantwoording.

Strekking controleverklaring
Goedkeuringstolerantie	Goedkeurend	Beperking	Oordeel onthouding	Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% van de lasten)	≤ 1%	> 1% en < 3%		≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% van de lasten)	≤ 3%	> 3% en < 10%	≥ 10%