Organisatie en financiën van Breda

We moeten een toekomstbestendige organisatie zijn.

Een toekomstbestendige organisatie heeft de mensen, (financiële) middelen en processen in huis om de opgaven in de stad en de ambities van het college waar te maken. We zoeken de balans tussen korte termijn uitdagingen en lange termijn ambities. Ook spelen we tijdig in op nieuwe ontwikkelingen. Dit alles doen we binnen de financiële ruimte.

Medewerkers werken graag voor de stad en haar inwoners en zijn trots op de organisatie, omdat we adaptief en flexibel zijn in ons werk en heel veel kansen bieden. We hebben dan ook geen probleem om nieuwe medewerkers te werven.

Al enkele jaren zien we tekorten op de interne organisatie. Deze tekorten hebben een structureel karakter omdat de totale hoeveelheid werk en mensen (formatie en inhuur) niet in balans zijn met het beschikbare budget. Het college heeft besloten deze balans te willen herstellen.

De uitdagingen zijn groot en de ambitie is stevig. Nieuwe werkvelden (privacy, security en digitalisering) komen op en de inwoners verwachten een uitstekende dienstverlening. In 2021 zullen we met minder medewerkers toch onze doelen willen realiseren. Dat betekent dat we strak sturen op vacatures en bezetting. We werken aan een betere match van medewerkers en werk. Inhuur van kennis en capaciteit is onderdeel van onze bedrijfsvoering en de juiste verhouding van vaste en tijdelijke medewerkers is belangrijk. En we zullen keuzes moeten maken in het werk, het kwaliteitsniveau of het tempo. Tegelijkertijd werken we waar dat kan aan innovatie en vernieuwing en gebruiken we incidentele impulsen om structureel evenwicht te bereiken. In 2021 is de score op de bedrijfsvoeringprocessen in het Meerjarenverbeterplan (MVP) positief. Dit laat zien dat we inzicht hebben en vooruit kunnen kijken (in control zijn).

Onze ambities voor de toekomstbestendige organisatie financieren we uit de producten Overhead en Bedrijfsvoering. In 2021 leggen we de nadruk op vernieuwing en doorontwikkeling.

Inzetbaarheid medewerkers
De aanbesteding van het nieuwe Arbo-contract geeft ons de mogelijkheid meer in te zetten op preventie en vitaliteit. Inhuur van kennis en capaciteit is onderdeel van onze bedrijfsvoering en de juiste verhouding van vaste en tijdelijke medewerkers is belangrijk, zodat we pieken opvangen en de continuïteit blijven garanderen. De ontwikkeling en doorstroom van onze (nieuwe) medewerkers is als altijd topprioriteit: spelregels en aanpak van de (interne vacaturesite) Grote Markt krijgen een impuls. De noodzakelijke transitie willen we natuurlijk laten verlopen door gebruik te maken van vrijgekomen vacatures en slim inzetten en opleiden van medewerkers.

Tegelijkertijd blijven we investeren in onze organisatie en onze innovatiekracht. We maken ruimte om in gesprek te gaan met mensen over passende vervolgstappen. Ook zetten we een team op om de organisatie te ondersteunen slimmer, sneller en met minder capaciteit te kunnen gaan werken.

Veilig werken
Onze medewerkers faciliteren we om hybride te werken online en offline, op kantoor, in de stad en thuis.
We geven ruimte en houden oog voor uitdagingen. We hebben continu aandacht voor het veilig werken met name waar het om gevoelige gegevens gaat. De voor burgers belangrijke onderwerpen privacy en gegevensbescherming verwerken we in de organisatie en werkprocessen.

Digitalisering
Er liggen grote kansen om delen van ons werk op een manier zo te digitaliseren dat dit het werk efficiënter maakt of waardevoller voor de burger. In 2021 gaan we een deel van deze kansen realiseren. Het gaat dan om:

• Processen optimaal maken, bijvoorbeeld door robotisering;
• Meer digitale wisselwerking met inwoners en bedrijven door online participatie;
• Aansluiten bij de landelijke ontwikkeling van Common ground;
• Verbeteren van de registratie van objecten.

Inkoop
Met het project van inkoopbehoefte tot betalen verbeteren we het hele inkoopproces. Dit zal onder andere leiden tot:

• Rechtmatige uitgaven;
• Minder administratieve lasten;
• Snellere betaling van facturen.

Werkomgeving

Binnen het project Herhuisvesting Stadskantoor is aandacht voor aanpassing van de fysieke en digitale werkomgeving en de gedragsverandering die daarbij hoort. Werken en archiveren gebeurt inmiddels bijna volledig digitaal. Eind 2021 zijn gebouwen A en B van het Stadskantoor aangepast aan het activiteit- en teamgericht werken en voldoen de thuiswerkplekken aan de Arbonormen.

We ontwikkelen een visie op de toekomst voor de stadskantoren A en B. Omdat we anders en meer thuis werken hebben we immers minder ruimte nodig. De gebouwen zijn over enkele jaren toe aan groot onderhoud en renovatie. We onderzoeken daarom de mogelijkheid om binnen een redelijke termijn verschillende gebouwen en functies op een centrale nieuwe plek onder te brengen. Op verschillende plekken lopen we tegen functionele beperkingen aan. Door op een centrale plek samen te voegen kunnen we mogelijk de exploitatielasten verlagen, verduurzamen en synergievoordelen behalen.

Integrale veiligheid
Het waarborgen van een ongestoorde en veilige taakuitvoering is voor de gemeente belangrijk. Breda werkt als pilot gemeente in het project Integrale Veiligheid samen met Binnenlandse zaken aan het continu verhogen van de weerbaarheid, veiligheid en de integriteit van de ambtelijke organisatie en het bestuur. Dit doen we door het nemen van organisatorische, bouwkundige en/of elektronische maatregelen. Zowel voor de huidige situatie waar we ons in bevinden, als voor een mogelijk hoger dreigingsniveau. Het project heeft de thema’s:

• Fysieke veiligheid;
• Informatieveiligheid;
• Veiligheid van het personeel;
• Continuïteit van de bedrijfsvoering.

Concreet voor 2021 betekent dit dat we het bewustzijn gaan vergroten van een veilige uitvoering van de publieke taak door het bestuur en ambtenaren.  We stellen het integraal veiligheidsbeleid op en de fysieke toegangsbeveiliging van het Stadskantoor wordt vernieuwd.

Herijking bezwaar- en beroepsprocedure

Met het oog op een efficiënte bezwaarbehandeling, waarbij we streven naar zowel een persoonlijke en laagdrempelige benadering van belanghebbenden, stelt het college de raad voor de bezwaarbehandeling te wijzigen. Deze wijziging bestaat eruit dat belanghebbenden in beginsel ambtelijk worden gehoord in het kader van bezwaarprocedures en dat afscheid wordt genomen van de adviescommissies bezwaarschriften. Wij zien dit als een kans om de kwaliteit van zowel onze primaire besluitvorming als het bezwaarproces nog verder te verhogen. Uiteraard blijven de zorgvuldigheid en de rechtsbescherming voorop staan. De heroverweging zal dan ook steeds worden uitgevoerd door een functionaris die niet bij de primaire besluitvorming betrokken is geweest.

Het risico schuilt in de mate waarin we in staat zijn nieuwe vragen en bestaand werk te prioriteren. Als we alles blijven doen zoals we het deden, gaan we de balans niet herstellen. Om dit risico zoveel mogelijk te beperken is periodieke monitoring, tijdige bijsturing en voortdurend gesprek met elkaar noodzakelijk.

Andere risico’s schuilen in de lange termijn corona effecten op werkdruk en inzetbaarheid van medewerkers.

Richting onze inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen en andere overheden zijn wij een betrouwbare overheid. Dit uit zich ook in ons financieel beleid en handelen. We geven niet meer geld uit dan er binnen komt. En we zorgen voor een financiële buffer om eventuele financiële risico’s af te dekken.

Financieel solide/sluitend financieel beeld
De ontwikkeling van de stad staat voorop. Op basis van de hiervoor gemaakte keuzes (impulsen waar mogelijk en bezuinigingen waar nodig) zorgen we voor een meerjarig en blijvend passend financieel vooruitzicht. We monitoren onze uitgaven en sturen erop dat iedereen binnen de budgetten blijft. Mogelijke financiële problemen lossen we op waar ze zijn ontstaan. Blijvende kosten dekken we met terugkerende middelen. We gaan extra geldstromen aanboren om ambities waar te maken (cofinanciering) en proberen het Rijk te beïnvloeden door gerichte lobby.

Voorspelbare lasten
Voor onze burgers en bedrijven willen we beheersbare kosten. In lijn met het bestuursakkoord en de begroting 2020 hanteren we voor 2021 het volgende:

• Onroerendezaakbelasting (OZB) voor woningen -1%;
• OZB niet woningen +2%;
• Afvalstoffenheffing +11%;
• Rioolheffing +2%;
• Leges en precario +2%.

Weerstandsvermogen en transparante verantwoording
We bewaken onze risico’s, sturen actief op het verlagen van de risico’s en zorgen dat we genoeg eigen vermogen hebben. Hierdoor is ons weerstandsvermogen voor jaren op orde en houden we financiële ruimte om op terug te vallen. We gaan door met de verbeterde producten van de planning- en controlcyclus zodat de (financiële) informatie inzichtelijk, leesbaar en toegankelijk is.

Het meerjarig en financieel blijven rondkrijgen van de begroting is een grote opgave. Dit komt door de opgaven in het sociaal domein en de effecten van de coronacrisis. Zeker als het Rijk niet met extra financiële middelen komt voor het sociaal domein. Toch zet het college alles in om de uitgaven met de inkomsten in balans te brengen.