Reeds enige jaren wordt al gesproken over de invoering van de expliciete rechtmatigheidsverantwoording. Met de implementatie van deze rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening legt het college aan de gemeenteraad expliciet verantwoording af over de financiële rechtmatigheid van alle transacties. Het is dan niet langer de externe accountant die het oordeel over de financiële rechtmatigheid geeft, maar het college zelf. De accountant geeft geen verklaring meer over de rechtmatigheid en getrouwheid, zoals nu, maar alleen over de getrouwheid. Dat betekent niet dat de slager zijn eigen vlees gaat keuren. De accountant onderzoekt wel of de rechtmatigheidsverantwoording van het college getrouw is. Met andere woorden, of ook werkelijk klopt wat het college zegt. Aanvankelijk was invoering van de expliciete rechtmatigheidsverantwoording voorzien met ingang van 2021. Afronding van het wetgevingstraject heeft langer op zich laten wachten dan verwacht. Invoering wordt nu voorzien met ingang van 2022. De rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting over afwijkingen en te treffen maatregelen dragen bij aan het gesprek tussen het college en de gemeenteraad over de rechtmatigheid en de kwaliteit van het systeem van sturing, beheersing en verantwoording.
De exacte invulling van de rechtmatigheidsverantwoording is in 2021 nog niet vastgelegd in wet- en regelgeving. Wel werkt het college al aan het verbeteren van sturing, beheersing en (financiële) verantwoording. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een eerste stap naar het door het college af te geven in control statement over de kwaliteit van het systeem van sturing, beheersing en (financiële) verantwoording.
Het college legt in het jaarverslag 2021, de paragraaf bedrijfsvoering, verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. De verantwoording is gebaseerd op interne managementrapportages en de interne managementletter van de auditfunctie. In 2022 nemen we de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening waardoor deze object van controle vormt voor de accountant. We hanteren een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief dotaties aan de reserve (ongeveer € 6,9 miljoen). Afwijkingen vanaf een bedrag van € 100.000 lichten we toe in de paragraaf bedrijfsvoering waarbij het college ook ingaat op de te treffen verbetermaatregelen ten aanzien van sturing, beheersing en verantwoording.
We streven naar een verantwoording over rechtmatigheid als onderdeel van de integrale verantwoording van het college over kwaliteit van sturing, beheersing en (financiële) verantwoording in een naar verwachting vanaf 2023 op te nemen in control statement. Op basis van het in 2021 opgestelde verbeterplan Rechtmatigheid werken we daartoe aan een actueel, scherp en goed functionerend controleraamwerk met voldoende garanties voor tijdige (bij)sturing en beheersing gericht op de realisatie van de doelstellingen. We verbeteren de interne beheersing door:
- Versterking van de financiële functie en control
- Implementatie van business control en project control
- Uitvoering van kwaliteitsborging
- Verbetering (financiële) informatievoorziening.
De uitwerking en implementatie van het controleraamwerk binnen de organisatie, de verbetering van de financiële informatievoorziening en de verdere professionalisering van de auditfunctie zijn belangrijke pijlers om verantwoording af te leggen over de kwaliteit van financiële sturing, beheersing en verantwoording.
Auditfunctie
De auditfunctie is onderdeel van concerncontrol van de Gemeente Breda. Op basis van een risico georiënteerd auditplan beoordeelt de auditfunctie jaarlijks de kwaliteit van sturing en beheersing binnen de organisatie. We rapporteren met een interne management letter aan de directie en aan het college.
De auditfunctie voldoet aan de minimale eisen van de externe accountant op het gebied van:
- Objectiviteit (onafhankelijke positionering in de organisatie en rapportagelijnen)
- Competentie (deskundigheid, opleidingsniveau)
- Systematische gedisciplineerde uitvoering van onderzoeken
- Interne kwaliteitsbewaking.
Om aan de eisen te voldoen en de afhankelijkheid van de externe accountant voor wat betreft bevindingen in het financieel beheer te verkleinen is (door)ontwikkeling van de auditfunctie noodzakelijk. De ontwikkelagenda richt zich op:
- Controle en kwaliteitsstandaarden implementeren
- Een audittool implementeren
- Onze communicatie verbeteren over aanpak en uitkomsten bij de uitvoering van het auditplan en audits.
Accountantscontrole
De accountant beoordeelt de getrouwheid van de jaarrekening volgens het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader. Vanaf 2022 staat in de controleverklaring van de accountant ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. In het accountantsverslag rapporteert de accountant aan de gemeenteraad over de kwaliteit van financiële sturing, beheersing en verantwoording.
| Strekking Controleverklaring |
| Goedkeuringstolerantie |
Goedkeurend |
Beperking |
Oordeel onthouding |
Afkeurend |
| Fouten in de jaarrekening (% van de lasten) |
≤ 1% |
>1% <3% |
|
≥ 3% |
| Onzekerheden in de controle (% van de lasten) |
≤ 3% |
>3% <10% |
≥ 10% |
|