Organisatie en financiën van Breda

Inclusieve organisatie 
In Breda streven we naar inclusie en diversiteit. Om dat te bereiken, nemen we als gemeente ook onze eigen verantwoordelijkheid: binnen de gemeentelijke organisatie voelt iedereen zich thuis en goed ondersteund.

Evenwicht tussen werk, mensen en middelen 
Een organisatie in evenwicht kan vooruitkijken, prioriteiten stellen en tijdig inspelen op veranderingen. Daarom zorgen we via interne beheersing voor een stevig fundament. Omdat er in onze omgeving zo veel verandert, blijven we ons fundament en onze balans voortdurend versterken en verbeteren.

Mensen werken graag in en voor Breda 
Medewerkers werken graag voor de stad en in een ambitieuze omgeving. Ze zijn trots op de organisatie. We kunnen overal prettig, veilig, gezond en effectief werken. We gebruiken onze kantoren vooral voor samenwerking en ontmoeting. De thuiswerkplek is een volwaardig onderdeel van onze werkomgeving. De medewerkers hebben thuiswerkplekken die voldoen aan de arbo-normen.

Veilige organisatie
We krijgen steeds meer te maken met agressie en geweld, en bieden hierin hulp en ondersteuning aan medewerkers. We vergroten de weerbaarheid van onze medewerkers en verbeteren de beveiliging van de organisatie. 

Digitalisering 
De nieuwe strategie Digitalisering bevat 3 thema's:

1. Breda is een moderne innovatieve gemeente voor de stad en haar ketenpartners. Dat betekent dat we innovatie in het DNA van de organisatie willen krijgen om te leren en te versnellen.
2. De Digitale dienstverlening en informatievoorziening is veilig, prettig en vertrouwd voor al onze inwoners.
3. De gemeentelijke organisatie, ICT en informatievoorziening zijn in staat om mee te bewegen met een constant veranderende wereld. Dat betekent dat onze medewerkers altijd en overal digitaal en veilig werken.

Gegevensbescherming
De gemeente zet zich continu in om gegevens en informatie goed te beschermen. Daarvoor gebruiken we internationaal geaccepteerde informatiebeveiligingsnormen en passen we actief de eisen toe uit de privacyregelgeving. Maar de risico’s op cybercrime en hacken nemen alsmaar toe. Daarom blijven we doorbouwen aan een solide basis: 

• We zorgen ervoor dat onze informatie altijd beschikbaar is.
• We willen beter in staat zijn om de gegevens van onze burgers te beschermen.
• We willen beter kunnen garanderen dat de data die we verwerken correct en actueel is.
• We maken de organisatie weerbaar tegen cyberdreigingen.
• We werken veilig en digitaal in een hybride ICT-omgeving.
• Inwoners, bedrijven en de gemeentelijke organisatie beschikken 24/7 digitaal over informatie die voldoet aan wet- en regelgeving. 

De beheersing van onze processen is op orde 
We verbeteren de inrichting en uitvoering van cruciale processen, zodat het college een rechtmatigheidsverklaring kan afgeven. 

Duurzaamheid

• We blijven voldoen aan de wettelijke eisen en zetten waar mogelijk extra stappen.
• We kijken continu of we energie kunnen besparen.
• We streven naar een minimale hoeveelheid restafval (zero waste). 

Inclusieve organisatie
We starten met het programma “Ondersteuning die werkt” waarin we vanuit een visie en gedeelde uitgangspunten gaan toewerken naar een inclusieve, interne dienstverlening. In het programma brengen we diverse deelprojecten samen. We gaan zo concrete knelpunten oplossen, gecoördineerd verbeteringen doorvoeren en zorgen dat het management zich steeds beter ondersteund voelt.

Evenwicht tussen werk, mensen en middelen 

• We analyseren maandelijks de afwijkingen ten opzichte van de begroting en sturen bij.
• We stellen overkoepelende prioriteiten en zoeken activiteiten die anders, minder of niet uitgevoerd worden. De vrijkomende capaciteit zetten we in voor urgentere taken.
• Met de extra middelen uit het bestuursakkoord geven we een impuls aan belangrijke vakgebieden waarop we achterbleven.

Mensen werken graag in en voor Breda 

Recruitment 
De krapte op de arbeidsmarkt is ook merkbaar binnen de gemeente Breda. Het aantal sollicitanten neemt af en het lukt lang niet meer altijd om vacatures (tijdig) in te vullen.

We verhogen de kwaliteit en capaciteit van onze werving en selectie. Daarbij vernieuwen we onze wervingsmethodes. Dat betekent onder andere dat: 

• We inzetten op specifiekere wervingskanalen en -methodes.
• We het Breda-merk zichtbaarder maken.
• We actiever contact leggen en onderhouden met scholen en studenten.
• We een pilot uitvoeren met zogenoemde via-via-werving.
• We gaan werken met recruiters.
• We het wervings- en inhuurproces koppelen om medewerkers te binden aan de organisatie.

Strategische personeelsplanning 

• In 2023 gaan we verder met de strategische personeelsplanning binnen de afdelingen. We koppelen dit onderwerp aan leren en ontwikkelen.
• We maken een leer- en ontwikkelplan dat aansluit bij de huidige en toekomstige leerbehoeften.
• Medewerkers voeren met hun leidinggevende het goede gesprek over doelen en resultaten, en zeker ook over talenten en plannen.
• We zetten het meerjarige leiderschapsprogramma voort. Daarin kijken we op vaste momenten in het jaar naar de uitdagingen van dat moment én van de toekomst. En vertalen de uitkomsten naar de medewerkers.

Verzuim en inzetbaarheid
We gaan door met de proactieve sturing en de bewustwording van ieders eigen inzetbaarheid. Dit doen we door: 

• De verzuimprocessen te stroomlijnen en te verbeteren.
• Medewerkers eerder in het proces een werkhervattingsplan op te laten stellen.
• Inzetbaarheid structureel te bespreken tijdens inzetbaarheidsoverleggen.
• Te investeren in training en opleiding, zodat mensen adequaat handelen.
• MijnBalans-hulp verder uit te breiden met een passend aanbod van preventieve hulp. 

Veilige organisatie 

• Op 1 januari 2023 hebben we een partij gecontracteerd die een passend aanbod van trainingen aanbiedt op het gebied van conflicthantering en agressiebeheersing.
• We gaan de weerbaarheid van de organisatie structureel vergroten. De nieuwe Coördinator Veilige Publieke Taak stelt daarvoor een plan op.
• De risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is onlangs geactualiseerd. Dit leidde tot maatregelen om de risico’s voor onze medewerkers zo veel mogelijk weg te nemen of te minimaliseren. Speerpunten hierin zijn de aanpak van ongewenst gedrag en het voorkomen of verminderen van werkdruk en -stress. In 2023 gaan we verder met de uitvoering.
• In 2022 is een onderzoek uitgevoerd naar de risico’s voor onze bedrijfscontinuïteit. In 2023 gaan we aan de slag met de aanbevelingen.
• Weerbaarheid en integriteit vinden we belangrijk. Daarom organiseren we ook in 2023 een Week van de Weerbaarheid. Dit doen we in samenwerking met de B5-gemeenten.

Digitalisering 

• We maken de inzet van mensen efficiënter door werk waar mogelijk te automatiseren. Door processen slim te digitaliseren, ontstaat er meer ruimte voor persoonlijke aandacht voor onze klanten.
• We leren onze medewerkers om bewust om te gaan met (gevoelige) gegevens.
• We experimenteren met nieuwe technologieën.
• We verhogen het databewustzijn binnen de organisatie.
• We werken zo veel mogelijk met open data en maken logaritmes inzichtelijk.
• Digitale participatie maken we makkelijker, slimmer en toegankelijker.
• We werken aan betere digitale klantreizen.
• We ontwikkelen onze digital twin (digitale kopie van onze gemeente) door.
• Er komt één digitaal loket. 

Gegevensbescherming 

• We versterken onze hybride en digitale samenwerking.
• We ontwikkelen een nieuwe governance-structuur voor gegevensbescherming. Die bestaat uit een centraal team Gegevensbescherming en uit decentrale functies binnen de domeinen.
• We zetten meer in op de controlerende en rapporterende taken die nodig zijn bij de digitale transformatie.

De beheersing van onze processen is op orde
Voor een hoger niveau van interne beheersing nemen we structurele maatregelen en voeren we acties uit op de korte termijn. Onze aanpak richt zich vooral op specifieke processen, zoals inkoop, inhuur en de administratieve inrichting van het subsidieproces. Voor deze processen hebben we eind 2023 de borging in de organisatie op orde. 

Duurzaamheid

• We volgen de wetgeving en passen die toe. Zo vervangen we de plastic bekers bij de koffieautomaten.
• We voeren een pilot uit, waarin we de temperatuur van de kantoorgebouwen 2 graden verlagen, in combinatie met goede ventilatie en CO₂-sturing.
• We laten minder verlichting branden bij een lagere bezetting van onze kantoorgebouwen.
• We verbruiken minder wegwerp producten omdat we die vervangen door duurzame alternatieven en de wegwerpspullen duurder maken dan het herbruikbare alternatief.
• We doen mee aan diverse actieweken om het bewustzijn van duurzaamheid te vergroten, we doen pilots en zoeken naar nieuwe samenwerkingsverbanden.

De bescherming van onze gegevens vraagt continu om aandacht. De technologische ontwikkelingen gaan immers door. Als gemeente slaan we steeds meer informatie op die interessant is voor hackers. Daarom moeten we continu alert zijn op aanvallen, onze techniek up to date houden en ervoor zorgen dat iedereen bewust en veilig werkt. 

Voor inwoners, ondernemers, maatschappelijke instellingen en andere overheden zijn wij een betrouwbare overheid. Dit is ook te zien aan ons financiële beleid. We geven niet meer geld uit dan er binnenkomt. En we zorgen voor een financiële buffer om eventuele financiële risico’s af te dekken.

Financieel solide
We houden Breda financieel solide. Het blijft de komende periode echter onzeker hoe groot onze bijdrage uit het gemeentefonds daadwerkelijk zal zijn. De afgelopen periode zijn de bewegingen van het Rijk grillig geweest, wat vroeg om tussentijdse aanpassingen. Concreet hebben we in 2026 minder te besteden dan in de jaren 2023, 2024 en 2025. Mochten zich negatieve effecten voordoen, dan gaan we meteen aan de slag om onze financiële positie solide te houden. 

Een financiële buffer vinden we belangrijk. Daarom bewaken we onze risico’s nauwkeurig: we sturen actief op het verlagen ervan en zorgen voor genoeg eigen vermogen. Zo is ons weerstandsvermogen voor jaren op orde en houden we financiële ruimte om op terug te vallen. We staan er niet alleen voor bij het realiseren van onze opgaven. Waar mogelijk zoeken we naar extra financiële middelen vanuit de provincie, het Rijk en Europa. Hierbij zal vaak cofinanciering nodig zijn. Hierdoor kunnen we onze beschikbare middelen vergroten.

Voorspelbare lasten
Voor inwoners en bedrijven willen we beheersbare kosten. In lijn met het bestuursakkoord hanteren we voor 2023 de volgende uitgangspunten:

• Onroerendezaakbelasting (OZB) voor woningen: +0%. 
• OZB voor niet-woningen: +0%. 
• Afvalstoffenheffing: +2%. 
• Rioolheffing: -17,5%. 

Transparante verantwoording
We blijven de producten van de planning- en controlcyclus verder verbeteren. Zo wordt de (financiële) informatie toegankelijker en stijgt de informatiewaarde. Dit doen we conform de motie ‘Grip op beleidseffecten’ samen met de auditcommissie.

Voor dit thema zijn geen specifieke risico's.

Voor dit thema zijn geen indicatoren van toepassing.