Paragraaf Bedrijfsvoering

De gemeentelijke organisatie heeft veel programma’s, processen en taken. Die richten we op zo’n manier in dat we onze doelen bereiken en onze wettelijke en regionale taken adequaat uitvoeren. Elke dag weer zetten onze medewerkers zich in om de prestaties te leveren die we beloofd hebben. 

De eisen die de stad, de omgeving en de maatschappij aan ons stellen, veranderen. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van privacy, gegevensbescherming en transparantie hebben gevolgen voor onze organisatie en onze werkprocessen. Gebeurtenissen en ontwikkelingen in de wereld beïnvloeden steeds sneller wat er in de organisatie gebeurt. We moeten dus werken aan ons fundament en goed vooruitkijken. Onszelf verbeteren en veranderen. Productie en kwaliteit leveren en vernieuwen. 

In Programma 5 beschrijven we onze ambities op het gebied van bedrijfsvoering; hoe we werken en waar we naar streven.

Jaarlijks voert het college onderzoeken uit gericht op doelmatigheid en doeltreffendheid. De programmering van voorgenomen onderzoeken wordt opgenomen in de begroting. De verplichting daartoe is vastgelegd in artikel 213a van de gemeentewet. Deze verplichting en werkwijze is nader uitgewerkt in de verordening omtrent periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur (Verordening 2021). De programmering richt zich in de komende periode met name op het toezicht op en versterking van de relatie en samenwerking met externe partijen. 

VOORGENOMEN ONDERZOEKEN

Onderwerp 1: Gesubsidieerde instellingen
Beschrijving/Scope
Onderzoek naar de wijze van sturen van, beheersen en toezicht houden op gesubsidieerde instellingen. Instellingen worden door de gemeente gesubsidieerd om de gemeentelijke doelen efficiënt en effectief te realiseren. Met dit onderzoek wordt de wijze waarop instellingen verantwoording afleggen aan de gemeente en de wijze waarop ze vanuit de gemeentelijke organisatie worden gestuurd om tot de juiste inzet/activiteiten te komen, onder de loep genomen. 
Doelstelling
Borging van een goede governance van gesubsidieerde instellingen. 
Planning uitvoering 
Q4 2022 - Q2 2023 
Status
Dit onderzoek is in concept afgerond. Resultaten van dit onderzoek zullen worden meegenomen in de uitwerking van de nieuwe ASV en Nadere Regels. Als gevolg van prioriteitenstelling is sprake van enige vertraging ten opzichte van de oorspronkelijke planning. 

Onderwerp 2: Verbonden Partijen (gemeenschappelijke regelingen)
Beschrijving/Scope
Onderzoek naar de wijze van sturen van, beheersen en toezicht houden op Verbonden Partijen. Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Het deelnemen aan verbonden partijen brengt financiële en bestuurlijke risico’s met zich mee. Centraal staat in het onderzoek hoe en met welke doelen de gemeente deelneemt in gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen en of sprake is van adequate invulling van de governance van deelnemingen.
Doelstelling
Bij het opstellen en uitvoeren van het gemeentelijk beleid voor verbonden partijen is een drietal aspecten van belang:

1. De governance van de verbonden partij(en).
2. De doeltreffendheid van de verbonden partij(en).
3. De risico’s van de verbonden partij(en).

Deze drie aspecten zullen in het onderzoek naar voren komen om op basis daarvan tot aanscherpingen te komen in de doelmatigheid van de gemeentelijke werkwijze bij gemeentelijke deelnemingen. 
Planning uitvoering
Q4 2022 - Q2 2023 
Status
Er is een Raadsbesluit genomen tot verlenging van de huidige Nota Verbonden Partijen met een jaar (van 1 juli 2022 tot 1 juli 2023). In die periode wordt de Nota Verbonden partijen geactualiseerd, rekening houdend met de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen (in werking sinds 1-7-2022), de adviezen en aanbevelingen van de uitgevoerde “Evaluatie kaderstellende spelregels verbonden partijen” en het rapport van Berenschot “Grip en sturing op gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant". Vervolgstappen hiervoor zullen worden gezet in regionaal verband West- en MiddenBrabant. Als gevolg van prioriteitenstelling is sprake van enige vertraging ten opzichte van de oorspronkelijke planning. 

Onderwerp 3: Evaluatie overheveling WOZ-taken naar BWB
Beschrijving/Scope
Op basis van een onderzoeksrapport heeft het college besloten per 1 mei 2019 de WOZ-taken taxeren en bezwaarafhandeling over te dragen aan de BWB. Het college heeft bij deze besluitvorming tevens besloten om na 3 jaar een evaluatie uit te voeren naar de ontwikkeling van de prijsstelling, kwaliteit van dienstverlening en de wijze van samenwerking (communicatie en data-uitwisseling) tussen gemeente Breda en BWB.
Doelstelling
Beoordelen of de beoogde resultaten bij de overheveling van de WOZ-taken taxeren en bezwaarafhandeling daadwerkelijk zijn gerealiseerd, waarbij aandacht voor:

1. Afgesproken prijstelling (budgettair neutraal).
2. Kwaliteit van dienstverlening op de processen taxeren en bezwaarafhandeling (niveau minimaal handhaven).
3. Verbetering van samenwerking (onderlinge communicatie en data-uitwisseling moet substantieel beter).

De uitkomsten van de evaluatie kunnen ook gebruikt worden voor het verder door ontwikkelen van de ingezette samenwerking op de WOZ-taken taxeren en bezwaarafhandeling.
Planning uitvoering
Q3 2022 t/m Q1 2023
Status
Nieuw onderwerp

Onderwerp 4: Doordecentralisatie onderwijshuisvesting
Beschrijving/Scope
Gemeente Breda heeft de zorgplicht voor nieuwbouw en renovatie voor onderwijshuisvesting gedecentraliseerd naar twee coöperaties, BreedSaam en Building. De gemeente onderzoekt welke verbeteringen noodzakelijk zijn om te sturen op de doelmatigheid van de gedecentraliseerde middelen.
Doelstelling
Het versterken van de interne organisatie en de aansturing richting de coöperaties. Daarvoor worden afspraken aangescherpt en een nieuwe doordecentralisatie-overeenkomst met beide coöperaties gesloten. 
Planning uitvoering
Naar aanleiding van een extern onderzoek wordt er een verbeterplan opgesteld in het najaar van 2022. De nieuwe afspraken en doordecentralisatie-overeenkomst worden in het voorjaar 2023 naar verwachting vastgelegd.
Status
Nieuw onderwerp

AFGERONDE ONDERZOEKEN 

Onderwerp: Evaluatie opgave gestuurd werken
Beschrijving/Scope
In 2017 is gestart met ‘opgave gericht werken’, gericht op de aanpak van complexe en dynamische maatschappelijke uitdagingen die we niet binnen 1 of meerdere dienstverleningsketens kunnen oppakken. De drie opgaven Wonen, Onderwijs en Economie zijn afgerond. Daarom zijn deze opgaven geëvalueerd. 
Doelstelling
Het in beeld brengen van de resultaten en effecten van de opgaven, bepalen of de werkwijze volgens betrokkenen succesvol is en een toegevoegde waarde heeft en tot slot komen tot een advies over opgave gericht werken in de toekomst.
Status
Afgerond. De adviezen zijn verwerkt in het organisatie ontwikkel programma dat deze zomer is gelanceerd, onder de noemer ‘Ontwikkelen van een basiswerkwijze’. 

Onderwerp: Evaluatie/actualisatie beleidskader kapitaalgoederen
Beschrijving/Scope
Medio 2021 is de 2e evaluatie (1e evaluatie/actualisatie in 2018) voor het beleidskader kapitaalgoederen verschenen. Deze biedt input voor c.q. vormt de opmaat naar de actualisatie van het kapitaalgoederenbeleid in 2022. Zoals die bestuurlijk is afgesproken tussen college en gemeenteraad in 2014. 
Doelstelling
Voor de kapitaalgoederen van de openbare ruimte in Breda (wegverhardingen, civieltechnische kunstwerken, openbare verlichting, bomen, waterwegen- en voorzieningen en cultuurgroen) is in 2014 door college en gemeenteraad een beleidskader vastgesteld. Elke twee jaar wordt daarover een beperkte evaluatie uitgevoerd. Elke 4 jaar vindt een evaluatie en actualisatie van het beleidskader plaats. De doelstelling met de tweejaarlijkse evaluaties is de beleidsafspraken over kwaliteitsniveaus voor het onderhoud en de bijbehorende budgetten voor de verschillende kapitaalgoederen te beschouwen. Elke vier jaar worden deze bij de actualisatie zo nodig bijgesteld. Na de gemeenteraadsverkiezingen in 2022, kan het nieuwe stadsbestuur het geactualiseerd beleidskader kapitaalgoederen vaststellen.
Status
Eind 2021 is met de gemeenteraad de evaluatie van het beleidskader kapitaalgoederen openbare ruimte gedeeld en besproken. De actualisatie van het beleidskader kapitaalgoederen wordt eind 2022 opgeleverd en aan de Raad voorgelegd.

Onderwerp: Evaluatie digitale strategie 
Beschrijving/Scope
Het huidige Informatiebeleid dat is vastgesteld in 2018 wordt geëvalueerd en vervolgens geactualiseerd. 
Doelstelling
De (tussentijdse) evaluatie van het huidige beleid gericht op de kwaliteit van technische en organisatorische randvoorwaarden en eerste (beleids)effecten. 
Status
Afgerond. De digitale strategie 2018-2020 is in 2021 geëvalueerd. Deze evaluatie is samen met de ontwikkelingen in maatschappij en techniek input geweest voor de nieuwe digitale strategie. Waar de vorige strategie zich vooral richtte op het invullen van randvoorwaarden richt de huidige strategie zich op het daadwerkelijk inzetten van de techniek ten behoeve van de organisatie van de toekomst.

De nieuwe digitale strategie berust op 3 pijlers:

• Breda stad.
• Dienstverlening aan burgers.
• Gemeentelijke organisatie en ICT, informatievoorziening.

Vanaf 2023 moet het college verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Met de rechtmatigheidsverantwoording legt het college in de jaarrekening verantwoording af aan de gemeenteraad over de financiële rechtmatigheid van alle transacties. De externe accountant voegt hier een controleverklaring aan toe die bevestigt dat de jaarrekening als geheel een juist en volledig beeld geeft. In de rechtmatigheidsverantwoording komen ook eventuele afwijkingen en maatregelen aan de orde. Die verantwoording draagt bij aan het gesprek tussen het college en de gemeenteraad over de rechtmatigheid en de kwaliteit van het systeem van sturing, beheersing en verantwoording.

De definitieve invulling van de rechtmatigheidsverantwoording is nog niet uitgewerkt in wet- en regelgeving. Wel werkt het college al een tijd aan het verbeteren van de sturing, beheersing en (financiële) verantwoording. In de jaarrekening 2021 is al een voorbeeld-verantwoording opgenomen, als voorbereiding op de implementatie.

Het college legt ook in het jaarverslag 2022 verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. Daarvoor gebruiken we de interne managementrapportages en de interne managementletter van de auditfunctie. Vanaf 2023 nemen we de verantwoording op in de jaarrekening, waardoor die wordt gecontroleerd door de accountant. Voor de verantwoording hanteren we een grens van 1% van onze totale lasten, inclusief dotaties aan de reserve (ongeveer € 7,4 miljoen). Afwijkingen boven de € 100.000 lichten we toe in de paragraaf Bedrijfsvoering. Daarbij gaat het college ook in op de verbetermaatregelen die we treffen op het gebied van sturing, beheersing en verantwoording.

We willen dat deze verantwoording over de rechtmatigheid een integraal onderdeel wordt van de totale verantwoording van het college over de kwaliteit van sturing, beheersing en (financiële) verantwoording. Naar verwachting gebeurt dit vanaf 2025 in een in-control-statement. Als voorbereiding daarop werken we sinds 2021 aan een actueel, scherp en goed functionerend controleraamwerk met voldoende garanties voor tijdige (bij)sturing en beheersing van onze processen en projecten. Daarvoor verbeteren we de financiële informatievoorziening en gaan we verder met het professionaliseren van de auditfunctie.

De auditfunctie is een onderdeel van concerncontrol van de gemeente. Jaarlijks beoordeelt zij de kwaliteit van sturing en beheersing binnen de organisatie. Dat doet zij op basis van een risico georiënteerd auditplan. De auditfunctie rapporteert periodiek aan de directie en het college. Zij voldoet aan de minimale eisen van de externe accountant op het gebied van objectiviteit, competenties, en de systematische en gedisciplineerde uitvoering van onderzoeken en interne kwaliteitsbewaking. Om aan deze eisen te kunnen blijven voldoen en de afhankelijkheid van de externe accountant te verkleinen, is het nodig om de auditfunctie verder te ontwikkelen. Onder meer door controle- en kwaliteitsstandaarden te implementeren en de interne communicatie te verbeteren.

De accountant beoordeelt de getrouwheid van de jaarrekening volgens het controleprotocol dat de gemeenteraad hiervoor heeft vastgesteld. Vanaf 2023 staat in de controleverklaring van de accountant ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. In zijn verslag rapporteert de accountant aan de gemeenteraad over de kwaliteit van de financiële sturing, beheersing en verantwoording.

Strekking Controleverklaring
Goedkeuringstolerantie	Goedkeurend	Beperking	Oordeel onthouding	Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% van de lasten)	≤ 1%	>1% <3%		≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% van de lasten)	≤ 3%	>3% <10%	≥ 10%