Organisatie en financiën van Breda

We zijn een toekomstbestendige organisatie
Op de korte termijn hebben we enkele uitdagingen opgevangen, zoals de effecten van corona, de instroom van vluchtelingen uit Oekraïne en de effecten van de energiecrisis. Voor de lange termijn werken we verder aan diverse initiatieven om flexibel en integraal te werken en om oog te houden voor de toekomst. Dit hebben we samengebracht in een ontwikkelprogramma voor onze organisatie, dat we in 2023 gaan uitrollen.

Er is een evenwicht tussen werk, mensen en middelen 

• De hele gemeentelijke organisatie is gestart met strategische personeelsplanning. Daarmee willen we zo vroeg mogelijk zicht krijgen op de inzetbaarheid van medewerkers en hun toekomstgerichte ontwikkeling. Deze eerste stap krijgt een vervolg. 
• We hebben onze afdeling Concernstrategie versterkt. Daarmee hebben we toekomstgericht prioriteren door de hele organisatie heen een impuls gegeven.
• De interne beheersing heeft volop aandacht gekregen bij het verbeteren van onze rechtmatigheid en de ontwikkeling van het controlframework. De processen inkoop, inhuur en administratieve verwerking van subsidies zijn in 2022 grotendeels vernieuwd.

Mensen werken graag in en voor Breda
In het algemeen krijgen we nog steeds veel reacties op vacatures, maar de markt wordt krapper. Daarom hebben we exitgesprekken gehouden om inzicht te krijgen in onze positie als werkgever en om verbeterpunten op te halen. De belangrijkste uitkomsten van deze interviews zijn: 

• We bieden goede arbeidsvoorwaarden.
• We hebben betekenisvol werk.
• We geven ruime mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling.
• We hebben een prettige, collegiale en gemoedelijke werksfeer.
• We bieden flexibele mogelijkheden voor plaats- en tijdonafhankelijk werken (werk-privébalans).
• We investeren in de organisatie, de teams en het management.

Deze elementen maken we onderdeel van onze recruitmentcampagne. 

Uit de interviews komen ook aandachtspunten naar voren:

• We kunnen investeren in de kwaliteit van de teamleiders en in het aantal teamleiders.
• We kunnen onze arbeidsvoorwaarden verbeteren wat betreft het woon-werkverkeer.
• We kunnen het opleidingsbudget verhogen.

Deze aandachtspunten pakken we in 2023 verder op. 

In mei 2022 is de herinrichting van het stadskantoor afgerond, waardoor de werkomgeving past bij ons werkconcept. Flexibiliteit staat voorop bij de plaats waar collega's willen werken (thuis, op kantoor of elders in de stad) en in de systemen die we gebruiken. We hebben geëxperimenteerd met hybride werken. Thuis is als werkplek niet meer weg te denken en we faciliteren daarom thuiswerkplekken die voldoen aan de arbonormen.

De informatie van onze inwoners is in goede handen
Dagelijks zijn er aanvallen op de systemen van de gemeente en is er een risico op datalekken, door technische oorzaken of door menselijk handelen. Om cyberaanvallen vóór te zijn, besteden we veel aandacht aan preventie en maatregelen om de schade te beperken wanneer het onverhoopt toch misgaat. Daardoor waren de gegevens en informatie van onze organisatie en onze inwoners in 2022 goed beschermd. (Zie ook de paragraaf ENSIA 2022)

Datalekken
In 2022 deden zich 60 datalekken voor, waarvan er 11 zijn gemeld zijn bij de Autoriteit Persoonsgegevens, omdat de kans bestond dat het datalek zou leiden tot een risico voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. De gemelde datalekken hebben niet geleid tot verdere actie door de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cyberaanvallen
Ook wij hadden in 2022 te maken met cyberaanvallen op laptops, tablets en telefoons door gedownloade bestanden of door het gebruik van besmette USB-sticks: 

• We kregen te maken met 655 malware-aanvallen die allemaal preventief tegengehouden zijn.
• 1 ransomware-aanval is op 1 laptop binnengedrongen. Dankzij passende maatregelen is de schade beperkt gebleven.

Daarnaast waren er cyberaanvallen via de mail. In totaal ontvingen we 5.265.309 externe mails. Daarvan zijn: 

• 708 mails tegengehouden met een bijlage die besmet was met malware. 
• 58.572 phishingmails tegengehouden.

Er waren in 2022 geen cyberaanvallen die onbevoegden toegang hebben gegeven tot data van de gemeente Breda.

De beheersing van onze processen is op orde
We hebben hard gewerkt om processen te verbeteren die cruciaal zijn voor de rechtmatigheid: inkoop, inhuur en subsidies. Daarvoor volgden we het verbeterplan rechtmatigheid. De verbeteringen binnen deze processen hebben geleid tot meer bewustzijn binnen de organisatie en heldere procedures. Daardoor zijn de afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid over 2022 beduidend teruggelopen. Zie ook de paragraaf bedrijfsvoering. 

Strategisch investeringsplan
In 2022 zijn grote stappen gezet in de verdere doorontwikkeling van het Strategisch investeringsplan (SIP). Er is een beleidskader ontwikkeld waarin onder andere de visie, doelen, procesinrichting en beheersorganisatie van het SIP nader zijn uitgewerkt. Belangrijke elementen hierbij zijn de toepassing van de MIRT-fasering, het overprogrammeren en de optimalisatie van de wijze van kredieten voteren. Dit beleidskader verankeren we in 2023 in de Financiële Verordening en het Financieel Beleid van de gemeente. 

In 2022 hebben we de nieuwe werkwijze van het SIP volledig geïmplementeerd in de organisatie met als doel om 2 maal per jaar een volledige actualisatie van het SIP te maken. Dit doen we jaarlijks in voorbereiding op de Kadernota en op de begroting. In de praktijk betekent dit dat we 2 maal per jaar de programmering van onze investeringsprojecten actualiseren qua programmering, fasering en financiële impact. Tevens is het SIP opgenomen in de begroting 2023.

We zijn een toekomstbestendige organisatie

• In 2022 stond leren en ontwikkelen hoog op de agenda. We hebben zelfs voor het eerst ons opleidingsbudget overschreden. Ons doel is dat de afdelingen nog meer toekomstgericht nadenken over opleidingen. 
• We hebben een plan van aanpak integriteit opgesteld voor de periode 2023-2025. In 2022 waren er 10 integriteitsmeldingen.
• Een deel van de leidinggevenden heeft een verdere training gehad in persoonlijk leiderschap en teamontwikkeling. De overige leidinggevenden volgen in 2023. 
• In 2022 is de functie van Adviseur Veilige Publieke Taak ingevuld. Voor veel collega's was deze collega meteen een vraagbaak. Het beleid wordt in 2023 nader uitgewerkt en vastgesteld. 
• We hebben in 2022 het strategische investeringsplan (SIP) ontwikkeld om meer flexibiliteit te brengen in de inzet van onze investeringsmiddelen en om daarbij een integrale afweging te kunnen maken. De afgelopen jaren zagen we dat onze financiële investeringsruimte was volgepland, terwijl we in de praktijk niet alle investeringen konden realiseren. We hielden daardoor middelen over die we voor andere inhoudelijke doelen hadden kunnen inzetten en misten dus de flexibiliteit om goed op ontwikkelingen in te kunnen spelen. Daar brengen we verandering in met het SIP, dat is opgenomen in de begroting 2023.

Er is een evenwicht tussen werk, mensen en middelen

• De kwaliteit van de begroting en de analyse stijgt, maar kan nog verder verbeterd worden.
• Een tijdelijke pensioenpremie komt in 2023 te vervallen. Deze meevaller was niet begroot en is ingezet om daarmee de taakstelling te dichten, zodat we niet hoeven te snijden in onze dienstverlening. 
• Het inhuurproces is grotendeels vernieuwd, maar de geschatte 3% kostenbesparing bleek te hoog nu de inhuurtarieven flink stijgen. 
• De kostendekkendheid van de leges is volledig in beeld gebracht en dit heeft niet tot acties geleid. 
• De benchmark is uitgevoerd en de uitkomsten worden verwerkt. De resultaten en vervolgacties komen in 2023. 

Mensen werken graag in en voor Breda

• Het ziekteverzuimpercentage komt over 2022 uit op 6,54% (zie ook de uitleg bij de indicatoren). In 2022 hebben we flink geïnvesteerd in de samenwerking met arbodienstverlener Zorg van de Zaak. Dit heeft geleid tot een uitbreiding van het aanbod en een betere kwaliteit van de producten.
• In 2022 hebben we gewerkt aan een versterking van het eigenaarschap van medewerkers voor hun eigen vitaliteit en gezondheid. Om medewerkers te bereiken, hebben we de animatie 'Zelf doen, samen borgen' gelanceerd. We vinden het normaal dat medewerkers goed voor zichzelf en hun gezondheid zorgen en stimuleren dat ook als werkgever. De MijnBalans-hulp omvat het volledige scala aan ondersteuning om disbalans te voorkomen of de balans te herstellen.
• Om leidinggevenden te ondersteunen, zijn we in november 2022 gestart met een serie van 4 workshops. Zo trainen we hun skills en vaardigheden op het gebied van verzuimbegeleiding en het gebruik van het werkhervattingsplan.
• De risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) die we in 2021 hebben uitgevoerd, hebben we in 2022 geactualiseerd. De plannen van aanpak die daaruit zijn voortgekomen, zijn vastgesteld. Ook hebben we vastgesteld welke RI&E's we in 2023 opnieuw gaan uitvoeren, omdat er bijvoorbeeld verbouwd of verhuisd is.
• In 2022 kregen we te maken met de krapte op de arbeidsmarkt. Het is niet meer vanzelfsprekend dat we vacatures goed kunnen invullen, terwijl het aantal vacatures juist toeneemt. We hebben onze manier van werven onder de loep genomen en hebben bekeken hoe we in de toekomst de juiste mensen kunnen binnenhalen. In 2022 hebben we de voorbereidingen getroffen voor een grote verbeterslag in ons recruitmentproces (medio 2023).
• Met de pilot ‘aanmeldpremie’ willen we de netwerken van onze eigen medewerkers inzetten in onze werving.
• De eerste digital twins zijn gereed op het gebied van onder meer verkeersstromen, de riolering, de groenindex en druktemetingen.
• De pilot voor robotisering is succesvol afgerond met een aantal robots, zoals een crediteurenmailbox, het verzenden van reclamestickers, formulieren op de website en BAG WOZ.
• De eerste pilot met common ground is gerealiseerd met Haal Centraal en Sensornet.
• Het nieuwe intranet is zonder vertraging uitgerold. We ontwikkelen het intranet volgens de agile-aanpak verder op basis van de reacties van gebruikers.
• We hebben een succesvolle hackathon georganiseerd voor onze eigen medewerkers.

De informatie van onze inwoners is in goede handen

• In 2022 hebben we medewerkers meer bewust gemaakt van privacy en security. Alle medewerkers hebben dit jaar een bronzen certificaat gehaald. De digitaal minder vaardige medewerkers zijn op een andere manier getraind.
• Het grootste deel van de organisatie is via het programma Digitaal Samenwerken aan de slag gegaan met Microsoft 365 (Teams, OneDrive). Daarbij stonden het verantwoord delen van informatie, slim samenwerken en digitale vaardigheden centraal. Dit project hebben we gecombineerd met de verbouwing van het stadskantoor en de uitrol van het nieuwe werkconcept. 
• Breda.nl heeft een nieuw uiterlijk gekregen en het gebruikersgemak is dankzij technische aanpassingen flink verbeterd. Daarnaast biedt de site meer informatie en nieuws over Breda en ons beleid.
• We hebben beleid vastgesteld voor onder meer logische toegangsbeveiliging, Mobile Device Management, wachtwoorden en dataclassificatie. De verdere implementatie volgt in 2023. 
• We hebben veel digitale formulieren verbeterd. 
• De invoering van de Wet elektronische publicaties (WEP), de Wet open overheid (Woo), de Europese Dienstenrichtlijn 'Single Digital Gateway' en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) is gestart of afgerond.
• De aansluiting op het Europese informatieportaal 'Your Europe' voor e-mailarchivering is gereed. 
• We hebben de eerste stappen gezet voor een wettelijk verplicht kwaliteitszorgsysteem informatiebeheer. Zo hebben we een kwaliteitshandboek documentmanagement (DCM) opgesteld. Hierin staan de werkzaamheden en de uitvoerende processen van DCM beschreven in combinatie met de kwaliteitseisen die gelden voor digitaal informatiebeheer. DCM toetst of het informatiebeheer voldoet aan de wettelijke kaders en adviseert en begeleidt de organisatie in dit proces. 
• We hebben het documentmanagementsysteem (DMS) Corsa ingericht en in gebruik genomen. Dit systeem zorgt ervoor dat alle archieven die nu nog in een niet-archiefwaardige omgeving staan (zoals Sharepoint, netwerkschijven en vele vakapplicaties) tóch archiefwaardig worden opgeslagen.
• Het bouwarchief is nu tot en met medio 2013 volledig opgenomen in het E-depot. De overige jaartallen worden hierin opgenomen wanneer de wettelijke overbrengingstermijn is bereikt (10 jaar na vergunningverlening). 

De beheersing van onze processen is op orde
Bij de jaarrekening 2021 kregen we een controleverklaring met een beperking op het gebied van rechtmatigheid. Daarop hebben we een verbeterplan rechtmatigheid Inkoop, Inhuur en Subsidies opgesteld. Dat plan was gericht op: 

• Het oplossen van de geconstateerde rechtmatigheidsfouten
• De zoektocht naar nog onbekende fouten inclusief het oplossen ervan
• Het verbeteren van onze processen om nieuwe rechtmatigheidsfouten te voorkomen

In 2022 hebben we de (on)bekende fouten opgelost of gewerkt aan een oplossing. Daarnaast hebben we de processen verbeterd. In de kwartaalrapportages over het verbeterplan rechtmatigheid hebben we uitgebreid aan de gemeenteraad gerapporteerd. De verbeteringen die we binnen deze processen hebben doorgevoerd, hebben de interne controle op een hoger niveau gebracht. Inmiddels hebben we bij de jaarrekening 2022 een controleverklaring zonder beperking op het gebied van rechtmatigheid ontvangen. Dit betekent niet dat we er al zijn, maar het brengt ons wel in ander vaarwater. Voor de volgende stappen hebben we voor 2023 een transitieplan Inkoop, Inhuur en Subsidies opgesteld.

Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) 2022

• ENSIA is een landelijk voorgeschreven sturingsinstrument voor informatieveiligheid. Over 2022 hebben we onze informatiebeveiliging getoetst aan het BIO-normenkader (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Deze maatregelen zijn in 2022 verder aangescherpt en uitgebreid. We voldoen op meerdere punten nog niet aan de verplichte en aangescherpte maatregelen die in de BIO worden gesteld. Hiervoor hebben we verbeterplannen gemaakt voor 2023. We gaan de technische en organisatorische BIO-maatregelen implementeren en het cybersecurity-bewustzijn van medewerkers vergroten. 
• We hebben een zelfevaluatie uitgevoerd voor het gebruik van de basisregistraties BRP (Basisregistratie Personen), Reisdocumenten, BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie), BRO (Basisregistratie Ondergrond) en WOZ (Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken). Daaruit blijkt dat de BAG, de BGT en de BRO voldoen aan de normen, maar de BRP, Reisdocumenten en de WOZ op een enkel punt na nog niet volledig. Hiervoor hebben we een verbeterplan opgesteld.
• Het resultaat voor de onderdelen DigiD en Suwinet staat daarnaast in de collegeverklaring ENSIA 2022, die een externe audit vereist. De externe auditor heeft in zijn assurance-rapport verklaard dat de collegeverklaring juist is en dat we naar het oordeel van de auditor inderdaad voldoen aan de normen rondom DigiD en Suwinet. 

Archieftoezicht 2022 
De gemeentearchivaris houdt toezicht op de archieven en dossiers van de gemeente Breda die nog niet in het Stadsarchief zitten. Dit toezicht vindt plaats met de KPI's voor informatiebeheer van de VNG. Voor Interbestuurlijk Toezicht (IBT) informeren we de provinciale archiefinspectie.

Het verslag over het archieftoezicht in 2022 (inclusief het verbeterplan) wordt met een raadsbrief naar de gemeenteraad gestuurd. In het verbeterplan beschrijven we alles SMART per actie, zodat de gemeenteraad voldoende geïnformeerd is. Daarmee volgen we het oordeel van het IBT. In het verbeterplan zijn de aanbevelingen uit het verslag archieftoezicht opgenomen. Dit zijn de belangrijkste verbeterpunten:

• Het afsluiten en overbrengen van het papieren archief (van het Stadskantoor naar het Stadsarchief) is in 2022 door omstandigheden niet gelukt. We hebben hier afspraken over gemaakt met het Stadsarchief. In 2023 zorgt het team Documentmanagement in fases voor de overbrenging. Uiterlijk in het tweede kwartaal van 2023 is de eerste fase (archiefblok 1997-2009) afgerond.
• In 2022 hebben we verdere stappen gezet om digitaal archiveren te integreren in onze digitale werkprocessen. Een belangrijk aandachtspunt is de bewustwording rondom digitaal archiveren en de verantwoordelijkheid hiervoor van de functionele afdelingen. De continuïteit wordt geborgd door het team Documentmanagement. Zij richten de werkzaamheden in en adviseren conform het accountmanagement.
• Het IBT wil inzicht krijgen in de stand van zaken en de resultaten van het overzicht archiefbescheiden conform artikel 18 van de Archiefregeling en het beheer daarop. Ons Documentair Structuurplan is de basis van het overzicht van de archiefbescheiden. De doelstelling is dat het overzicht, gericht op de inventarisatie van de informatie, op 15 juli 2023 gereed is. 

Om de gegevensbescherming te borgen, houden we onze mensen en systemen continu up-to-date via een bewustwordingscampagne en de permanente inzet van monitoring en technische maatregelen. Daarmee verkleinen we het risico op een succesvolle aanval door kwaadwillenden. De gemeente Breda is aangesloten bij landelijke en lokale netwerken om kennis en ervaringen uit te wisselen. Daarnaast zet de gemeente zelf ook in op de preventie van cybercrime voor onze inwoners en ondernemers.

Het resultaat van de jaarrekening 2022 is voor resultaatbestemming € 21,3 miljoen positief. We doen voorstellen tot resultaatbestemming voor een bedrag van in totaal € 16,8 miljoen. Dit doen we onder andere voor uitkeringen die we vanuit het Rijk hebben ontvangen en die we in 2023 inzetten om onze activiteiten uit te voeren. Na de besluitvorming voegen we € 4,5 miljoen toe aan de algemene reserve.

De financiële huishouding was in 2022 op orde. Dat is terug te zien in het positieve resultaat van de gemeentelijke jaarrekening, de beschikbare ruimte in het meerjarenperspectief en diverse financiële kengetallen, zoals de nettoschuldquote en het weerstandsvermogen. De solvabiliteit heeft onze aandacht en is dit jaar toegenomen.

Door onze solide financiële huishouding (en dan vooral de ruimte binnen het weerstandsvermogen) was het mogelijk om de steunpakketten vanwege corona (2022) en energiearmoede voor een groot deel uit de algemene reserve te betalen.

De ontwikkeling van de lokale tarieven voor de inwoners en ondernemers van Breda lag in lijn met de afspraken uit de begroting 2022. 

Breda is financieel solide. Om dit zo te houden, volgen we de weg die we in 2021 zijn ingeslagen. We hebben in 2022 de financiële maandrapportages doorontwikkeld en financiële keuzes gemaakt bij de begroting 2023. Dit heeft geleid tot een structureel sluitende begroting 2023 met een positief oordeel van de toezichthouder, de provincie Noord-Brabant.

Voor de inwoners en ondernemers van Breda is de lastendruk voorspelbaar gebleven. De lokale lasten lagen in lijn met de uitgangspunten voor 2022:

• De onroerendezaakbelasting (OZB) voor woningen daalde met 1%.
• De OZB voor niet-woningen steeg met 2%.
• De rioolheffing steeg met 2%.
• De afvalstoffenheffing steeg met 2%.
• De leges en precario stegen met 2%.

Voor dit thema zijn geen risico's van toepassing.

Voor dit thema zijn geen indicatoren van toepassing.