Organisatie en financiën van Breda

Inclusieve organisatie 
De focus binnen dit thema lag in 2023 op de verdere integratie van het voormalige ATEA. Dat wordt onder andere zichtbaar in de uniforme bedrijfskleding en de integratie van de 2 salarissystemen. Ook in de communicatie is er nu maatwerk voor de diverse groepen medewerkers. Het is echter niet gelukt om een aantal structurele vragen over de financiering, de kaders en de ondersteuning in 2023 op te lossen. 

Evenwicht tussen werk, mensen en middelen
In 2023 hebben we 224 nieuwe collega's kunnen werven met nieuwe kennis en een frisse blik. Daarmee hebben we de organisatie versterkt. We hebben 10 applicaties geïmplementeerd of vervangen, zodat onze processen ongestoord en beter verlopen. Bijna alle afdelingen hebben een afdelingsverhaal opgesteld, waardoor we in combinatie met de in-control-gesprekken meer zicht krijgen op de toekomst, tijdig kunnen inspelen op veranderingen en eerder kunnen bijsturen.  

Mensen werken graag in en voor Breda 
Uit eigen onderzoek blijkt dat onze medewerkers graag voor de stad en in een ambitieuze omgeving werken. Ze zijn trots op de organisatie. We bieden goede arbeidsvoorwaarden, betekenisvol werk en mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling. We hebben een prettige, collegiale en gemoedelijke werksfeer. We bieden flexibele mogelijkheden voor plaats- en tijdonafhankelijk werken (werk-privébalans). We investeren in de organisatie, de teams en het management.
De thuiswerkplek is een volwaardig onderdeel van onze werkomgeving en de (thuiswerk)plekken voldoen aan de arbo-normen. 

Veilige organisatie
We hebben de registratie van meldingen van agressie en geweld verder verbeterd. Hierdoor hebben we meer zicht op wat voor incidenten er plaatsvinden, hoeveel dit er zijn en waar deze plaatsvinden binnen de organisatie. We bieden ondersteuning aan collega’s die bij incidenten betrokken zijn geweest en geven advies over het voorkomen van incidenten. We helpen teamleiders om hier melding van te maken en aangifte bij de politie te doen, en bieden medewerkers de mogelijkheid om weerbaarheidstrainingen te volgen. Het beveiligingsniveau van de gemeentelijke kantoren is verhoogd en de regels over toegang zijn verscherpt.

Digitalisering 
Er is veel bereikt binnen onze 3 thema's:

1. Innovatie
   We hebben een innovatieteam samengesteld dat de organisatie helpt om innovatiever te worden. Ook zijn er pilots gestart op het gebied van innovatie, zoals ChatGPT, een vertaalapp, roombooking, Copilot, een interne chatbot en een samenwerking met TNO over een voorspellende digital twin.
2. Digitale dienstverlening
   • Met Breda.nl hebben we een moderne online omgeving voor inwoners en bedrijven gerealiseerd. Deze is toekomstbestendig en door een vernieuwing van de formulieren verloopt onze dienstverlening weer wat efficiënter. We voldoen aan de actuele wetgeving op het gebied van digitale dienstverlening.
   • Door de implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer zijn nóg meer producten en diensten van de gemeente digitaal aan te vragen.
3. Digitaal en veilig werken
   De gemeentelijke organisatie en onze ICT en informatievoorziening zijn in staat om mee te bewegen met een constant veranderende wereld. Dat betekent dat onze medewerkers altijd en overal digitaal en veilig kunnen werken. Onze technische systemen zijn daarom aangepast op nieuwe ontwikkelingen, zoals de cloud en cybercrime. Bij de inrichting van onze werkprocessen en informatiesystemen is de aandacht voor archiveren, privacy en security toegenomen. Ook het wifi-netwerk is veiliger en sneller, en we hebben de toegang gebruikersvriendelijker gemaakt. 

Gegevensbescherming
In 2023 hebben we ingezet op meer weerbaarheid tegen cybercrime door samen met andere organisaties te oefenen op een crisisscenario. De informatie die wij verstrekken, wordt getoetst en aangepast aan de regelgeving, zoals als de AVG, BIO, dataclassificatie, et cetera. We werken veilig en digitaal in een hybride ICT-omgeving door blijvend in te zetten op een veilige omgeving, digitaal en offline. Zo hebben we de firewall vernieuwd en toegangspoortjes geplaatst, naast de continue monitoring van de systemen op aanvallen van buitenaf. Dat betekent dat we aanvallen op het netwerk hebben kunnen afslaan. Hieronder geven we u een beeld van het dataverkeer en de aanvallen op ons netwerk:  

Spam, phishing en malware hebben in 2023 dankzij de genomen maatregelen geen negatief effect gehad op onze systemen.

De beheersing van onze processen is op orde 
De planning van het Transitieplan rechtmatigheid is grotendeels gerealiseerd. De verbeteringen binnen deze processen hebben geleid tot meer bewustzijn binnen de organisatie en heldere procedures.  Voor 2024 staan nog meer verbeteracties op de planning . Bij de paragraaf bedrijfsvoering staat een verdere toelichting opgenomen.

In 2023 heeft de directie de opzet en planning van de organisatiebrede projecten Dienstverlening en Procesgericht werken goedgekeurd. Doel is dat de klantbeleving verbetert, digitalisering meer uniform wordt aangepakt en we gemakkelijker kunnen meebewegen op veranderingen in wetgeving.

Duurzaamheid

• We voldoen aan de wettelijke eisen doordat we onze CO2-footprint monitoren via de CO2-prestatieladder. 2023 was het tweede jaar dat wij het CO2-bewust-certificaat op niveau 3 hebben gehandhaafd.
• Ons energieverbruik is inzichtelijk via Energiemissie online. Het inzicht in actuele gegevens maakt het makkelijker om energiebesparende maatregelen te nemen.
• We hebben diverse maatregelen genomen om het onderhoud en het gebruik van gemeentelijke voertuigen en machines te verduurzamen. En we zijn gestart met een onderzoek naar de verduurzaming van ons wagen- en machinepark.
• Binnen de gemeente wordt geen gebruik meer gemaakt van wegwerpbekers en wegwerpservies. 

Inclusieve organisatie
Binnen de verschillende afdelingen en teams wordt dagelijks gewerkt aan verdere integratie. Het programma Ondersteuning die werkt, dat de meer structurele vragen moest oplossen, is vertraagd door het vertrek van de projectleider. 

Evenwicht tussen werk, mensen en middelen

• We analyseren maandelijks de afwijkingen ten opzichte van de begroting en sturen waar nodig bij.
• We stellen overkoepelende prioriteiten en zoeken activiteiten die anders, minder of niet uitgevoerd worden. De vrijkomende capaciteit zetten we in voor urgentere taken.
• Vrijkomende vacatureruimte wordt toekomstgericht ingevuld.
• Met de extra middelen uit het bestuursakkoord geven we een impuls aan belangrijke vakgebieden waarop we achterbleven.

Mensen werken graag in en voor Breda
Leren en ontwikkelen 

• In 2023 stond leren en ontwikkelen hoog op de agenda. We hebben het opleidingsbudget overschreden. We stimuleren dat er meer toekomstgericht nagedacht wordt over opleiden.
• In 2023 is het project ‘Regie op de gezamenlijke leer- en ontwikkelagenda’ gestart als een van de 8 belangrijke projecten binnen het programma FIT voor de toekomst.
• Strategische deelprojecten die hier in 2023 onder vielen, waren: Strategische personeelsplanning, Teamontwikkeling, Leiderschapsontwikkeling en Leren en ontwikkelen. De 21e-eeuwse vaardigheden (FIT-vaardigheden) ondersteunen de verandering en maken deel uit van deze projecten.
• De strategische personeelsplanning stemmen we af op de afdelingsverhalen die elke afdeling opstelt. We brengen in kaart waar we staan, waar we naartoe gaan en wat we moeten ontwikkelen. Dit levert inbreng op voor leren en ontwikkelen, waardoor we het integreren in ons leerproces. Het voeren van goede gesprekken is hierbij van groot belang.
• Leiderschapsontwikkeling is voortgezet voor het totale leidinggevende kader (teamleiders, afdelingshoofden, directie). Doel: het versterken van het (hogere) management door de leiderschapscompetenties verder te ontwikkelen en zo de strategische doelen te bereiken. 

Recruitment 

• We hebben in 2023 een volledig nieuw recruitmentteam opgebouwd. Er werken nu 4 recruiters en 3 recruitmentmedewerkers. We ontzorgen leidinggevenden nu bij alle activiteiten rondom het werven van nieuw personeel.
• De eerste versie van onze eigen werken-bij-website (www.werkenbijbreda.nl) is opgeleverd. In totaal zijn er in 2023 397 vacatures uitgezet op interne en externe kanalen.
• Intern zijn er 458 opdrachten of vacatures aangemaakt in ons systeem. Daarvan zijn er 134 ingevuld met een interne kandidaat.
• Extern zijn er 287 vacatures uitgezet met een sluitingsdatum in 2023, waarbij voor een aantal vacatures meerdere personen werden gezocht of zijn aangenomen. Van deze vacatures hebben er 224 uiteindelijk de status ‘vervuld’ gekregen. Dat betekent dat we dus zo’n 78% van onze vacatures konden invullen via het reguliere recruitmentproces.
• Via de pilot Via-via-werving hebben we 62 collega's gevonden.

Vitaliteit en Inzetbaarheid

• Het ziekteverzuimpercentage is 6,43%. 
• We hebben grip op de lopende verzuimtrajecten. Leidinggevenden ontvangen op vaste momenten in het verzuimproces deskundig advies en er is periodiek contact over de voortgang. Alle verzuimdossiers zijn opgeslagen in het digitale HRM-systeem. Frequent verzuim hebben we in beeld en hiervoor is een aanpak ontwikkeld.
• We ondersteunen medewerkers om verzuim te voorkomen. Via nieuwsberichten en vlogs hebben we in 2023 MijnBalans onder de aandacht gebracht van medewerkers. De informatie op PIP en MijnBalans is uitgebreid om eigenaarschap en zelfredzaamheid te stimuleren.
• Medewerkers met een kleine beurs konden in het eerste kwartaal van 2023 een financiële tegemoetkoming aanvragen. Na de aanvraag heeft bedrijfsmaatschappelijk werk ondersteuning aangeboden. Bedrijfsmaatschappelijk werk is ook beschikbaar voor medewerkers die laagdrempelig mentale ondersteuning nodig hebben om uitval te voorkomen. Twee teams zijn gestart met een stoppen-met-roken-traject.

Veilige organisatie

• Er is een nieuw toegangscontrolesysteem ingevoerd voor de veiligheid van onze medewerkers en bestuurders.
• Vanaf maart zijn we begonnen met het structureel aanbieden van weerbaarheidstrainingen (conflicthantering en agressiebeheersing) voor ambtenaren die regelmatig klantcontact hebben. De behoefte hieraan was groot, gezien het aantal deelnemers. Naast een fysieke training hebben we ook een digitale (online) training ontwikkeld.
• We hebben veel aandacht gegeven aan het vergroten van de weerbaarheid door informatie te verstrekken, advies te geven, en medewerkers en teamleiders te ondersteunen naar aanleiding van incidenten. Om te komen tot een plan om de weerbaarheid van onze gemeentelijke organisatie structureel te vergroten, is er veel overleg geweest met de B5-gemeenten, het RIEC en de VNG. Aan het plan wordt momenteel nog gewerkt.
• In 2023 zijn in alle MT’s de speerpunten besproken uit de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), de aanpak van ongewenst gedrag en het voorkomen of verminderen van werkdruk en -stress.
• In 2023 hebben we het strategisch kader Bedrijfscontinuïteit opgesteld. De inhoud daarvan heeft geleid tot een heroverweging van de reikwijdte van dit project. In 2024 gaan we verder met het project in afgeslankte vorm. We gaan dus geen voorzorgsmaatregelen opstellen voor de risico’s van alle bedrijfsprocessen van de gemeente, maar uitsluitend voor die bedrijfsprocessen die het grootste risico vormen voor de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening.
• De Week van de Weerbaarheid is in 2023 georganiseerd in samenwerking met de B5-gemeenten. De interesse hiervoor was groot en er waren veel deelnemers.
• Medewerkers zijn tevreden over de thuiswerkfaciliteiten en de werkruimtes op kantoor. We werken nog aan enkele verbeterpunten. 

Digitalisering 

• Voor de interne organisatie (via het nieuwe HR-systeem) en voor de inwoners van Breda (www.breda.nl) zijn steeds meer processen gedigitaliseerd. Daardoor kan iedereen steeds vaker tijd- en plaatsonafhankelijk zaken afhandelen met en binnen de gemeente.
• Alle medewerkers hebben dit jaar level zilver gehaald op het gebied van gegevensbescherming, waarmee we weer een stap hebben gezet in de bewustwording.
• We hebben geëxperimenteerd met innovatie door nieuwe technieken te proberen, zoals ChatGPT binnen onze eigen systemen. De experimenten hebben uitgewezen dat dergelijke tools bruikbaar zijn in onze praktijk, bijvoorbeeld als chatbot in- en extern of op onze basiswerkplek. Door in te zetten op training en bewustwording is de organisatie zich meer bewust geworden van het veilige gebruik van AI-toepassingen.
• De digital twin is doorontwikkeld. We hebben daar nieuwe data- en informatieproducten aan toegevoegd (drukte in de stad, reiniging van de kolken, kinderopvang) en we werken ook samen met TNO om voorspellende scenario's te kunnen maken. Hierbij staan de ontwikkeling van 't Zoet en het Chasséterrein centraal.
• We hebben data-ambassadeurs benoemd, hebben rollen vastgesteld op het gebied van data en zijn bezig met dataclassificatie. 
• We zijn gestart met een datacatalogus online (data.breda.nl) en onderzoeken of en hoe we kunnen aansluiten bij het landelijke algoritmeregister.
• We voldoen aan wetten als de Wet elektronische publicaties en aan de Europese Dienstenrichtlijn Single Digital Gateway.
• Via ons E-Depot zijn 850.000 bouwdossiers digitaal toegankelijk gemaakt.
• Bij de inrichting van werkprocessen en informatiesystemen hebben we steeds meer aandacht voor archiveren, privacy en security.
• We hebben meerdere beleidsstukken geïmplementeerd die bijdragen aan de digitale weerbaarheid van onze organisatie.
• We hebben een cybersecurityteam opgezet dat bijdraagt aan een veiligere digitale omgeving door te monitoren op verdacht gedrag.

Gegevensbescherming 
Het team Gegevensbescherming is bijna op sterkte met 2 decentrale functies binnen de domeinen. Zo verbinden we de lijn en de vakafdeling. Risicomanagement vormt de basis voor gegevensbescherming. In 2023 zijn het bestuur en de directie getraind om privacy en security als integraal onderdeel te zien van het werk. Hierbij hebben we ingezet op het belang van een goede vastlegging van risico’s en de keuzes die gemaakt worden. De functionaris gegevensbescherming levert daarnaast een jaarrapportage op over hoe de organisatie ervoor staat op het gebied van gegevensbescherming. Ook vindt er jaarlijks een audit plaats op het gebied van informatiebeveiliging, waarover we het college en de raad informeren.

De beheersing van onze processen is op orde
Bij de jaarrekening 2020 kregen we een controleverklaring met beperking op het gebied van rechtmatigheid. Daarop hebben we een verbeterplan rechtmatigheid Inkoop, Inhuur en Subsidies opgesteld en tot en met 2022 uitgevoerd. Dit heeft geleid tot een controleverklaring zonder beperking bij de jaarrekening 2022. Dit betekende niet dat we er al zijn, maar het bracht ons wel in ander vaarwater. Om de volgende stappen te realiseren, hebben we in 2023 een Transitieplan Rechtmatigheid opgesteld, vastgesteld en uitgevoerd. Periodiek beoordelen we waar we moeten bijsturen. 

Duurzaamheid

• In meerdere gemeentelijke panden is de verlichting vervangen door ledverlichting.
• In de gemeentelijke restaurants zijn meerdere maatregelen genomen. Alle wegwerpverpakkingen zijn vervangen door herbruikbare kommen, mokken en bestek. We hebben maatregelen genomen om voedselverspilling terug te brengen. En we hebben een pilot met circulaire werkkleding uitgevoerd. In de aanbestedingen van het restaurant zijn duurzaamheidscriteria opgenomen.
• We gebruiken milieuvriendelijke schoonmaakmaterialen. Milieubelastende producten zijn uit het assortiment gehaald.
• Bij het gebruik, het onderhoud en de vervanging van apparaten, machines en voertuigen hebben we aandacht voor duurzaamheid. We schaffen bijvoorbeeld elektrische voertuigen of apparaten aan, maar kijken ook naar kleinere zaken, zoals het gebruik van lekmatjes voor brandstof en hogere eisen bij de aanschaf van banden.
• We delen steeds meer informatie digitaal in plaats van op papier.

Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) 2023

• ENSIA is een landelijk voorgeschreven sturingsinstrument voor informatieveiligheid. Over 2023 hebben we onze informatiebeveiliging getoetst aan het BIO-normenkader (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). We voldoen op de punten continuïteit, opvolging van incidenten, veilige omgang met informatiesystemen en afspraken hierover met onze leveranciers nog niet volledig aan alle maatregelen in de BIO. Hiervoor hebben we verbeterplannen gemaakt voor 2024. We voldoen wél aan de BIO-normen voor actueel beleid en organisatie van de informatiebeveiliging, bewustwording en (controle op de) naleving van de juiste toegang voor medewerkers tot gebouwen, en de veilige omgang met data in onze software.
• We hebben een zelfevaluatie uitgevoerd van het gebruik van de basisregistraties BRP (Basisregistratie Personen), Reisdocumenten, BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) en de BRO (Basisregistratie Ondergrond). Hieruit blijkt dat deze allemaal voldoen aan de gestelde normen.
• Het resultaat voor de onderdelen DigiD en Suwinet staat daarnaast in de collegeverklaring ENSIA 2023, die een externe audit vereist. De externe auditor heeft in zijn assurancerapport verklaard dat de collegeverklaring juist is en dat we naar het oordeel van de auditor voldoen aan de normen rondom DigiD en Suwinet.

Archieftoezicht 2023
De gemeentearchivaris houdt horizontaal toezicht op de informatie van de gemeente Breda. Dit toezicht vindt plaats op basis van de KPI's voor informatiebeheer van de VNG. 
 
Het verslag van de gemeentearchivaris over 2023 wordt samen met een verslag over het beheer van de informatie en een verbeterplan naar de gemeenteraad gestuurd. Daarnaast worden deze stukken gedeeld met de interbestuurlijk toezichthouder in het kader van het verticale toezicht. In het verbeterplan zijn de aanbevelingen uit het verslag over het archieftoezicht opgenomen. Daarnaast zijn de speerpunten uit het jaarplan van het team Documentmanagement daarin opgenomen. Dit zijn een aantal belangrijke verbeterpunten:

• In 2020 is het beleidsplan Documentaire informatievoorziening vastgesteld voor de periode 2020 tot en met 2024. In deze periode heeft de gemeente Breda de overstap gemaakt van analoog naar digitaal als leidende norm (door het Besluit digitaal archiveren 2021). Daarnaast heeft het team Documentmanagement de transitie ingezet van uitvoerend naar regisserend. Deze transitie is bijna afgerond.
• In 2023 hebben we verdere stappen gezet om digitaal archiveren te integreren in onze digitale werkprocessen. Zo zijn verschillende processen herzien om de archivering beter te laten verlopen. Een belangrijk aandachtspunt is om archivering steeds meer aan de voorkant van het proces te organiseren, oftewel informatiebeheer by design.
• Conform artikel 18 van de Archiefregeling beschikt de gemeente Breda over een overzicht van archiefbescheiden. Dit is vastgelegd in het Documentair Structuurplan. 

Elke dag proberen hackers onze systemen binnen te dringen. Risico’s zijn en blijven er dus. Door beveiligingsmaatregelen en bewustwordingscampagnes hebben we in 2023 kunnen voorkomen dat onbevoegden ons netwerk binnen zijn gedrongen. 

Programma 5
De jaarrekening 2023 bevat in totaal 116 (beleids)indicatoren, de zogenaamde ‘Bredase set’. Deze wordt jaarlijks herijkt. Deze Bredase set is in de tekst verdeeld over de diverse programma’s en thema’s en is opgebouwd uit 30 landelijk verplichte en 86 Bredase indicatoren. Hiervan bevat dit programma in totaal 5 beleidsindicatoren, waarvan 4 landelijk verplicht zijn. In deze jaarrekening wordt voor alle indicatoren peildatum 28 maart 2024 gehanteerd. 

Het resultaat van de jaarrekening 2023 is voor resultaatbestemming € 9,1 miljoen. We doen voorstellen tot resultaatbestemming voor een bedrag van in totaal € 8,8 miljoen. Dit doen we onder andere voor uitkeringen die we vanuit het Rijk hebben ontvangen die we in 2024 inzetten voor het uitvoeren van onze activiteiten. Na goedkeuring van deze jaarrekening wordt op basis van het resultaat (€ 0,3 miljoen) en de vrijval uit de exploitatiereserve van eerdere resultaatbestemmingen (€ 3,3 miljoen) € 3,6 miljoen toegevoegd aan de algemene reserve.

Financieel solide
Breda is financieel solide. Om dit zo te houden, hebben we in 2023 de financiële maandrapportages doorontwikkeld en financiële keuzes gemaakt bij de begroting 2024. Dit heeft geleid tot een structureel sluitende begroting voor 2024 met een positief oordeel van de provincie Noord-Brabant als toezichthouder. 

Voorspelbare lasten
Voor de inwoners en ondernemers van Breda is de lastendruk voorspelbaar gebleven. De lokale lasten waren in lijn met het bestuursakkoord en de tarieven uit de begroting 2023: 

• De onroerendezaakbelasting (ozb) voor woningen bleef gelijk.
• De ozb voor niet-woningen bleef gelijk.
• De rioolheffing daalde met 17,5%.
• De afvalstoffenheffing steeg met 2%. 

Transparante verantwoording
In het kader van de motie ‘Grip op beleidseffecten’ heeft een stagiair onder begeleiding van de auditcommissie onderzoek gedaan. Dit heeft tot een rapport met aanbevelingen geleid. De aanbevelingen worden door de auditcommissie en het college besproken en waar nodig geïmplementeerd.

Voor dit thema zijn geen specifieke risico's.

Voor dit thema zijn geen indicatoren van toepassing.