Paragraaf Openbaarheid Wet open overheid

De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden en heeft als doel om overheden transparanter te maken en ervoor te zorgen dat overheidsinformatie beter en makkelijker vindbaar is. De Woo regelt dat iedereen een verzoek om informatie kan indienen. Daarnaast verplicht de Woo ons om actief informatie openbaar te maken uit 11 informatiecategorieën. Verder verlangt de Woo, net als de Archiefwet, een verbetering van de informatiehuishouding. Deze verplichtingen zijn nog niet in werking getreden, maar worden over een periode van 5 jaar gefaseerd ingevoerd. De Woo moet in 2027 volledig geïmplementeerd zijn. Een overzicht van de 11 informatiecategorieën is opgenomen in onderstaande tabel.

In de Woo is opgenomen dat de implementatie van het actief openbaar maken van de verschillende informatiecategorieën per koninklijk besluit bekendgemaakt zal worden. Dit koninklijk besluit is nog niet genomen. In afwachting hiervan is op rijksniveau een implementatiestrategie opgesteld om te starten met de categorieën in de kolom Fase 1. In deze strategie is geen verplichte eindtermijn voor fase 1 opgenomen. 

1. Woo-verzoeken
Het proces van de behandeling van een Woo-verzoek is in 2022 al volledig aangepast (van de Wob naar de Woo), waarbij we 2 Woo-functionarissen hebben aangesteld en het proces hebben geactualiseerd en gedigitaliseerd. 

In 2023 hebben we 124 Woo-verzoeken afgehandeld. Dit is een stijging van 20% ten opzichte van 2022. Naast deze stijging merken we dat de verzoeken complexer worden. De VNG monitort sinds 2022 of Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn worden afgehandeld en of er contact is opgenomen met de verzoeker (vanwege een precisering van het verzoek). Voor 2023 heeft de VNG de norm gesteld dat 75% van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn moet worden behandeld. In 2023 zijn 99 Woo-verzoeken binnen de termijn afgehandeld, een percentage van 80%. Hiermee voldoen we aan de VNG-norm. We zien echter dat het aantal Woo-verzoeken dat buiten de termijn is afgehandeld, is gestegen ten opzichte van 2022. Deze toename wordt veroorzaakt door de toename van het aantal Woo-verzoeken en de complexiteit ervan.

De vraag naar documenten beperkt zich steeds vaker niet meer tot een bepaald onderwerp of een soort document, waardoor bij de behandeling van een Woo-verzoek meerdere afdelingen betrokken moeten worden. Dit leidt geregeld tot een complexe zoekopdracht, die weer leidt tot een groot aantal documenten. Waar in 2022 gemiddeld 25 documenten per Woo-verzoek werden gevonden, is dat in 2023 meer dan verdubbeld naar circa 60 documenten per Woo-verzoek. Het kost daarom meer tijd om een Woo-verzoek te kunnen behandelen. Voor die behandeling is een termijn van 6 weken opgenomen. Die blijkt in dergelijke gevallen moeilijk haalbaar.

Bij de behandeling van Woo-verzoeken is in 2023 in 90% van de gevallen contact gelegd met de verzoeker. Daarmee voldoen we ruimschoots aan de norm van 20%.

2. Het actief openbaar maken
Het actief openbaar maken van informatie wordt ondersteund door een landelijke voorziening. In eerste instantie zou dit plaatsvinden via een digitaal platform dat door het ministerie van BZK in stand zou worden gehouden: PLOOI. Bij de ontwikkeling van PLOOI in 2022 is uitgegaan van een oplossing waarbij de informatie centraal opgeslagen en openbaar gemaakt zou worden. Op advies van het Adviescollege ICT-toetsing heeft de minister eind november 2022 besloten om te kiezen voor een eenvoudigere en snellere oplossing: een verwijsindex met zoekfunctie, de Woo-index. Bestuursorganen kunnen zich bij deze Woo-index aansluiten, zodat ook hun informatie via één centrale plek vindbaar en opvraagbaar is. De keuze voor een eenvoudige verwijsindex betekent echter dat de gemeente zelf voor een publicatieplatform moet zorgen.

Om informatie actief openbaar te maken, zijn 2 aspecten van belang:

• informatiebeheer: welke soorten documenten vallen er binnen de 11 informatiecategorieën, in welke systemen zijn die opgeslagen en hoe zijn ze te ontsluiten?
• het publicatieplatform: hoe moet het eruitzien, wat zijn de technische randvoorwaarden en zijn er leveranciers die al een passende oplossing ontwikkeld hebben?

Informatiebeheer
Om informatie openbaar te kunnen maken, moet deze eerst makkelijk vindbaar en ontsluitbaar gemaakt worden. In 2023 hebben we een inventarisatie uitgevoerd naar de informatie en de documenten die onder de 11 categorieën van de Woo vallen. Daarnaast is de inventarisatie waar mogelijk doorgetrokken naar de overige informatie binnen de organisatie die niet (actief) openbaar gemaakt hoeft te worden. De inventarisatie is eind 2023 afgerond, waarna we in het eerste kwartaal van 2024 een impactanalyse opstellen. Aan de hand daarvan zal blijken hoe de gemeente Breda ervoor staat qua informatiebeheer en welke acties ondernomen moeten worden om aan de Woo te kunnen voldoen.

Publicatieplatform
Omdat we als gemeente zelf voor een publicatieplatform moeten zorgen, hebben we 2023 gebruikt om ons te oriënteren op een passende oplossing. We hebben bijvoorbeeld gekeken naar de doorontwikkeling van ons zaaksysteem en de mogelijkheden binnen het elektronisch archief (E-depot). Uiteindelijk is eind 2023 gekozen voor een ontwikkeling via onze website, die in het eerste kwartaal van 2024 gestart wordt. Bij het openbaar maken van informatie via dit platform leggen we de focus op de 4 informatiecategorieën in fase 1.